Универсальные · 35 пунктов
Чек-лист «Приём на работу: оформление нового сотрудника»
Что кадровик или руководитель оформляет до и в первые дни выхода человека: документы, договор, приказ, подписи, инструктажи, допуск.
Кто и когда
- Здесь отмечаем только «оформлено» и «проверено». Номера документов и личные данные не вписывайте — им место в личном деле.Инструкция
- ФИО нового сотрудникаФИО
- Должность и подразделениеСтрока
- Дата фактического выхода на работуДата/времяОт этой даты считается срок на письменный договор.
Документы от сотрудника
- Документ, удостоверяющий личность, проверен при человеке?Да / НетСверьте фото и ФИО с тем, кто пришёл. Копию снимайте, только если без неё не обойтись.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности получены — если человек уже работалЧек-боксКто работает впервые, ничего не приносит: бумажную книжку ему не заводят, стаж ведётся только в электронном виде. Внешнему совместителю они тоже не нужны.
- Регистрация в системе индивидуального учёта подтверждена или сведения для неё поданы?Да / Нет
- Документы воинского учёта проверены — у военнообязанных и призывниковЧек-бокс
- Документ об образовании или квалификации проверен — если должность этого требуетЧек-бокс
- Справка об отсутствии судимости получена — для работы, куда без неё не допускаютЧек-боксНапример, работа с детьми. То же со справкой о наказании за потребление наркотиков — только для работ, где её требуют. Запрашивать справки «на всякий случай» нельзя.
- Документов сверх обязательного перечня не требовали?Да / НетХарактеристики, справки с прошлой работы, фото «для анкеты» требовать нельзя — только если человек принёс их сам.
Договор и приказ
- Трудовой договор подписан обеими сторонами не позднее трёх рабочих дней с выхода?Да / НетЛучше — до первого рабочего дня. Если человек вышел без договора, на оформление есть три рабочих дня.
- Второй экземпляр договора отдан сотруднику, на экземпляре компании его подпись о полученииЧек-бокс
- Испытательный срок вписан в договор — если испытание нужноЧек-боксИспытание, которого нет в договоре, не действует. Обычный предел — три месяца, при договоре на два–шесть месяцев — две недели. Нельзя назначать беременным, женщинам с ребёнком до трёх лет, лицам до 18 лет, по договору до двух месяцев.
- Приказ о приёме совпадает с договором и объявлен под подпись — если компания издаёт приказЧек-боксПриказ не обязателен: приём оформляет договор. Если издаёте — условия как в договоре, объявите под подпись в первые три рабочих дня.
- Сведения о приёме отправлены в кадровой отчётности в срокЧек-боксОтправляйте сразу после оформления приёма: срок считается в рабочих днях, а не до конца месяца.
- Для иностранного работника: право на работу проверено, уведомление о договоре отправлено в установленный срокЧек-боксСрок считается в рабочих днях с даты договора — готовьте уведомление в день подписания, а не после.
- Сведения о принятом военнообязанном отправлены в военкомат в установленный срокЧек-бокс
- Личная карточка и личное дело заведены — если они ведутся в компанииЧек-бокс
Ознакомления под подпись
- С правилами внутреннего распорядка ознакомлен под подпись до подписания договора?Да / НетПорядок важен: сначала ознакомление, потом договор. Подпись задним числом — нарушение, а не формальность.
- До подписания договора ознакомлен под подпись с актами, которые касаются его работы: об оплате, премиях, персональных данных, графикеЧек-боксТолько те, что действуют в компании и относятся к должности, — список держите рядом с этим чек-листом.
- Должностная инструкция выдана под подпись — если она ведётся в компанииЧек-бокс
- Письменное согласие на передачу персональных данных получено там, где без него не обойтисьЧек-боксНапример, банку для зарплатной карты или арендодателю для пропуска. Согласие — отдельным документом, не пунктом договора, и на конкретного получателя: общее «на всё» не работает.
- Подпись сотрудника: документы на руках, ознакомления пройденыПодпись
Допуск к работе
- Вводный инструктаж по охране труда проведён до начала работы?Да / НетБез него к работе не допускают — ни на час, ни «пока присматривается».
- Первичный инструктаж на рабочем месте проведён до самостоятельной работы — или должность в перечне освобождённых?Да / НетОсвобождают только должности из перечня, который утвердил работодатель, — обычно офисная работа без других источников опасности.
- Предварительный медосмотр пройден — если он обязателен для должностиЧек-боксОбязателен для вредных и опасных условий, работы за рулём, в общепите и торговле продуктами, в медицине, с детьми, на водоснабжении. Оплачивает работодатель.
- Медицинская книжка с действующими отметками проверена — для должностей, где она нужнаЧек-бокс
- Срок обучения новичка по охране трудаДата/времяНазначьте дату не позже 60 календарных дней с договора, лучше в первый месяц. Обучение первой помощи — для должностей из перечня компании, в тот же срок.
- Назначен наставник или ответственный за стажировку — если она нужна по должностиЧек-бокс
Рабочее место и учёт
- Форма, спецодежда и средства защиты выданы по нормам должности, выдача записанаЧек-бокс
- Пропуск, ключи и рабочие доступы выданы — ровно по должностиЧек-бокс
- Сотрудник заведён в рабочей системе: филиал, должность, графикЧек-бокс
- Что не успели оформить и к какому срокуТекст
- Кто оформлялФИО
Есть бесплатный тариф без ограничения по сроку.