Универсальные · 32 пункта
Чек-лист «Самопроверка кадровых документов перед проверкой трудовой инспекции»
Внутренняя самопроверка, а не официальный проверочный лист: локальные акты, трудовые договоры, ознакомления под подпись, учёт времени, отпуска, сроки выплат и персональные данные работников.
Как проверяем
- Возьмите выборку личных дел: последние принятые, переведённые и уволенные. Отвечайте «Да», только если норма выполнена по всей выборке, а не по одному делу.Инструкция
- Микропредприятие вправе не принимать локальные акты, если их условия вписаны в каждый трудовой договор. Такие пункты содержат оговорку «или».Инструкция
- Дата самопроверкиДата/время
- Сколько личных дел в выборкеЧисло
Локальные акты
- Правила внутреннего трудового распорядка утверждены — или у микропредприятия режим работы вписан в каждый договор?Да / НетСверьте с жизнью: начало и конец смены, перерывы, выходные и дни выплаты зарплаты должны совпадать с графиком, по которому люди работают сейчас.
- Положение об оплате труда и премировании утверждено — или у микропредприятия условия оплаты вписаны в каждый договор?Да / НетПремия, которую платят «по традиции» без положения или договора, — спорная выплата при любой проверке.
- Должности в договорах и приказах названы одинаково и так же, как в штатном расписании, если оно есть?Да / Нет
- Документ о порядке обработки персональных данных работников утверждён?Да / Нет
- График отпусков на этот год утверждён за две недели до начала года — или у микропредприятия очерёдность отпусков вписана в договоры?Да / НетГрафик обязателен и для компании, и для работника. Нет графика — нет и основания отправить человека в отпуск в нужный месяц.
- Снимок титульной страницы графика отпусков с утверждающей подписью — без списка работниковФото
Трудовые договоры
- Со всеми, кто работает, заключены письменные трудовые договоры?Да / НетДоговор оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня, когда человек фактически вышел на работу. Сверьте график смен со списком договоров: в смене не должно быть людей без договора.
- На экземпляре договора, который хранится в компании, стоит подпись работника о получении своего экземпляра?Да / Нет
- В каждом договоре указаны место работы, трудовая функция, дата начала и условия оплаты?Да / НетА также условия труда на рабочем месте по итогам спецоценки и режим работы, если он отличается от общего в компании. Оклад или ставка, доплаты и надбавки — цифрами или ссылкой на положение об оплате труда.
- Изменения оклада, должности и графика оформлены дополнительными соглашениями за подписью обеих сторон?Да / Нет
- Сведения о приёме, переводах и увольнениях отправлены в кадровой отчётности в срок?Да / Нет
Ознакомления под подпись
- Каждый работник до подписания договора ознакомлен под подпись с правилами распорядка и актами о своей работе?Да / НетПодпись должна стоять с датой не позже даты договора. Лист ознакомления, подписанный через месяц, этот пункт не закрывает.
- Работники ознакомлены под подпись с порядком обработки их персональных данных?Да / Нет
- О начале отпуска работников извещают под подпись не позднее чем за две недели?Да / Нет
Рабочее время и отпуска
- Фактически отработанное время учитывается по каждому работнику?Да / НетТабель или его электронный аналог. Часы в табеле совпадают с графиком смен, больничными и отпусками.
- Сверхурочная работа и выходы в выходные дни оформлены письменно и оплачены?Да / Нет
- Ни одному работнику не отказывали в ежегодном отпуске два года подряд?Да / НетНайдите в табеле тех, кто не был в отпуске больше двух рабочих лет, и запланируйте им отпуск.
Выплаты
- Зарплата за полностью отработанный месяц не ниже минимального размера оплаты труда?Да / НетСравнивайте начисленную сумму до вычета налога. Если в регионе действует своя минимальная зарплата выше общей, сравнивайте с ней; при неполной ставке — пропорционально.
- Зарплату выплачивают каждые полмесяца в дни, закреплённые в правилах распорядка или договоре?Да / НетОт конца периода до выплаты — не больше 15 календарных дней. Если день выплаты выпал на выходной, платят накануне.
- При выплате зарплаты за месяц работник получает расчётный листок?Да / НетВ листке — из чего сложилась сумма, что удержано и почему. Форму листка утверждает работодатель.
- Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска?Да / Нет
- В день увольнения работник получает окончательный расчёт и трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности?Да / Нет
- Все выплаты за последние три месяца прошли в срок?Да / НетЕсли была задержка, проверьте, что работнику начислена компенсация за каждый день просрочки.
Персональные данные
- Доступ к личным делам и кадровым данным есть только у назначенных сотрудников?Да / НетСписок допущенных утверждён руководителем, шкаф с личными делами запирается, в кадровую программу входят под личными паролями.
- Фото закрытого шкафа или сейфа, где хранятся личные делаФото
Итог
- Сколько нарушений нашлиЧислонорма до 0 шт
- Что исправить, кто отвечает и к какому срокуТекст
- Подпись проводившего самопроверкуПодпись
Есть бесплатный тариф без ограничения по сроку.