В сети из десяти точек территориальный управляющий объезжает их по своему плану. Руководитель не знает, где он был на этой неделе, а куда так и не доехал. Модуль «Визиты аудитора» превращает объезды в план: визит назначается на точку и время, а проверяющий отмечает начало и конец визита на телефоне.
Раздел появляется в меню как «Визиты аудитора» после включения модуля. У проверяющего без кабинета организации тот же список открывается в кабинете сотрудника как «Мои визиты».
Как это работает
Визит — это точка, проверяющий и окно времени. У окна два края: «Начало» — когда проверяющий должен прийти, и «Не позже» — до какого момента визит ещё можно начать. У каждого визита есть чек-лист проверки — без него визит не запланировать — и может быть короткая задача: «проверить кухню и витрину». Результат визита — обычное прохождение этого чек-листа: оно попадает в «Пройденные» и отчёты, как любое другое. Визит нельзя завершить, пока чек-лист не сдан, а фото в нём принимаются только с камеры.
Статус визита меняется сам:
- Запланирован — визит ждёт своего окна.
- Идёт — проверяющий нажал «Начать визит».
- Проведён — проверяющий нажал «Завершить визит» и записал итог.
- Пропущен — до «Не позже» визит никто не начал. Система ставит этот статус сама; начатому визиту он не ставится никогда.
- Отменён — руководитель отменил визит.
- Отказ аудитора — проверяющий заранее нажал «Не проведу» и написал причину. Это не пропуск: руководитель получает уведомление с причиной и решает — восстановить визит с новым окном или отменить его.
- Не завершён — визит начали, но через 12 часов после окна чек-лист визита так и не сдан. Проверяющему приходит уведомление: сдайте чек-лист и нажмите «Завершить визит». Если чек-лист сдан или визит был без чек-листа, система закрывает визит сама — статус «Проведён» с пометкой «Закрыт автоматически».
Рядом со статусом бывают пометки. «Поздно» — визит завершён после конца окна из плана. «Начат позже» — начат позже «Начала» больше чем на порог из настроек (по умолчанию 15 минут). «Короткий» — от начала до завершения прошло меньше порога из настроек (по умолчанию 15 минут; 0 — не помечать): завершить такой визит можно, но руководитель его видит. Длительность визита показана в карточке и в плане всегда. «Восстановлен» — руководитель вернул пропущенный визит или визит с отказом кнопкой «Восстановить» с новым окном. Причина восстановления обязательна и попадает в журнал, а новое окно должно начаться не позже чем через 7 дней.
Если прохождение чек-листа «прилипло» не к тому визиту или визит остался «Не завершён», хотя чек-лист сдан, руководитель нажимает в плане «Привязать прогон» и выбирает прохождение. Если прохождение уже закрыло другой визит, рядом с ним написано, какой именно. Визит, у которого его забрали, становится «Не завершён», и его проверяющий получает уведомление. Оба действия попадают в журнал. Прохождение с фото из галереи привязать нельзя: результат визита — только снимки с камеры.
Аудитором можно назначить только того, у кого есть право «Визиты аудитора» и доступ к точке — напрямую или через группу филиалов.
Как отмечается присутствие
Геопозиция запрашивается только в два момента: когда проверяющий нажимает «Начать визит» и «Завершить визит». Между ними телефон ничего не отправляет — постоянного отслеживания нет.
Сервер сравнивает координаты с адресом филиала. Радиус задаёт владелец на вкладке «Настройки», по умолчанию 200 метров. Если телефон сначала определил место грубо, он ещё до 15 секунд ждёт точной геопозиции, а под кнопкой видна текущая погрешность, например «±850 м». Ждать необязательно: кнопка «Не ждать» берёт лучшую геопозицию на этот момент. Если она неточная, отметка получит «Низкая точность» и попросит подтверждение. Вместе с отметкой сохраняются точность и время на телефоне. Отметка получает одно из пяти значений:
- На месте — проверяющий в радиусе филиала, и геопозиция определена точнее радиуса.
- Низкая точность — телефон определил место по Wi-Fi или сотовой сети с погрешностью больше радиуса. По такой отметке нельзя сказать, что проверяющий на месте.
- Вне радиуса — дальше радиуса, руководитель увидит расстояние до филиала. Так же помечается и неточная отметка, если даже с учётом погрешности точка заведомо за радиусом. Пример: телефон показал место в 5 км от филиала с погрешностью 300 м.
- Без геоотметки — браузер не дал координаты: доступ запрещён, нет сигнала или не хватило времени. В плане визит помечается красным.
- Филиал без адреса — у филиала не указан адрес на карте, сравнивать не с чем.
Во всех случаях, кроме «На месте», визит начнётся только после подтверждения «Я на месте», к нему можно добавить комментарий. Подтверждение сохраняется: руководитель видит пометку «Подтверждено аудитором» и комментарий рядом с отметкой. В «план/факте» такие визиты считаются сделанными, но стоят отдельной колонкой. Подтверждение — это заявление проверяющего, а не доказательство того, где он был.
Отказ в геолокации никогда не превращается в «На месте». Руководитель всегда видит, что отметки не было, и её причину. Тому, кто планирует, раздел подсказывает, у скольких филиалов нет адреса на карте, со ссылкой на настройки филиалов.
Без связи
В подвале торгового центра или на складе связь пропадает. «Мои визиты» на сегодня и неделю вперёд, а также начатые визиты сохраняются на телефоне и открываются без сети. Отметки «Начать» и «Завершить» тоже работают: время и геопозиция снимаются в момент нажатия, а на сервер отметка уходит, когда связь вернётся. До этого в карточке видно «Ждёт отправки» — визит ещё не отмечен на сервере. «Завершить визит», нажатое раньше, чем ушёл сданный чек-лист, показывает «Ждёт отправки чек-листа» и уйдёт само следом за ним. Подтверждение «Я на месте» спрашивается сразу, по адресу филиала, сохранённому на телефоне.
Сервер принимает отметку со временем нажатия. Если визит за это время отметили пропущенным, а нажали вовремя, пометка «Пропущен» снимается. Если часы телефона расходились с сервером, у отметки появляется пометка «Время не подтверждено». Время отметки без связи — это время по часам телефона: как и подтверждение «Я на месте», это заявление, а не доказательство. Такие отметки помечены «отправлено без связи».
Если руководитель завёл визит в план задним числом, а проверяющий отметился без связи ещё раньше, отметка принимается с пометкой «Отметка раньше плана». Пометка видна в плане, в «план/факте» и в выгрузке: руководитель решает сам, засчитывать ли такой визит.
Отметка не принимается, если визит за это время отменили или перенесли: руководитель получит уведомление, что проверяющий провёл отменённый визит, а прохождение чек-листа сохранится как обычное. Отметки старше 7 дней не принимаются. Причина отказа видна в карточке визита и в списке «Не отправлено», там же кнопки «Повторить» и «Удалить отметку».
Пока на телефоне есть неотправленные отметки, выйти из аккаунта нельзя: после выхода их уже никто не отправит.
С чего начать
Включите модуль **Визиты аудитора** в «Настройки → Модули».
В «Настройки → Должности» поставьте строке **Визиты аудитора** уровень «Просмотр» для проверяющих и «Полный доступ» для того, кто планирует.
Проверьте адрес в карточке каждого филиала — без координат отметка будет «Филиал без координат».
Откройте раздел **Визиты аудитора**, на вкладке **Планы** нажмите **Новый план** и выберите периодичность, окно, филиалы или группу и проверяющего.
Разовый визит — кнопка **Запланировать** над вкладками.
Планы, приоритет и отчёт
План — правило «чек-лист × филиалы или группа × как часто × окно × проверяющий». Например: «каждый понедельник с 10:00 до 18:00 во все филиалы группы «Урал», проверяет Иванова». План сам создаёт обычные визиты на две недели вперёд; новый филиал группы попадает в него сам. Удалить план нельзя — его выключают: будущие нетронутые визиты исчезают, а перенесённые и начатые остаются. Правка плана тоже действует только вперёд: визиты, которые уже переносили, начали или отдали другому проверяющему, не меняются — перед сохранением их список показывается.
Вкладка «План/факт» считает по каждому проверяющему и филиалу: запланировано, сделано, сделано поздно, пропущено, отказ аудитора, вне плана, короткие и процент выполнения, с итогами по группам. «Вне плана» — проведённые внеплановые визиты: в «запланировано» и процент они не входят. Отказ остаётся в плане: процент считается от всех запланированных визитов, пока руководитель не восстановит или не отменит визит. Отдельные колонки показывают визиты, где время отметки не удалось сверить с сервером («время не подтверждено»), и визиты с отметкой раньше появления в плане («раньше плана»). Период считается по окну из плана, поэтому перенос не уводит визит в другой месяц. Отчёт выгружается в Excel. Второй лист файла, «Подписи аудитора», перечисляет каждую отметку, которую проверяющий подтвердил сам, чьё время не сверено или которая снята раньше появления визита в плане, вместе с его комментарием.
Вкладка «Приоритет точек» показывает филиалы по числу нарушений и баллу последнего визита. Если в настройках задано «Напомнить, если точка не проверялась», у давно не проверенной точки появляется пометка «Не проверялась N дн.», а руководитель видит её в утренней сводке. План от этого сам не меняется — решает руководитель. Нарушение — это задача из чек-листа или сообщение с места, которое ещё не закрыто. Выше стоят точки с просроченными нарушениями, затем с открытыми. При равенстве выше та точка, где дольше не было визита. Рядом видны дата последнего и ближайшего визита, а кнопка «Запланировать» открывает план сразу на эту точку.
Уведомления и внезапные проверки
Внезапные проверки и итог точке
В настройках визитов есть тумблер «Скрывать план от точки». Когда он включён, сотрудники точки, которые не планируют визиты, не видят будущих визитов — визит появляется у них только с момента, когда аудитор нажал «Начать визит». Аудитор и руководитель видят план как обычно.
Когда проверка завершена, управляющий точки получает уведомление с итогом: балл прохождения чек-листа, число нарушений и итог аудитора. Чтобы управляющий его получал, включите в его должности на вкладке уведомлений строку «Итог визита аудитора». Владельцу и администраторам она включена сразу. Обжаловать итог в приложении нельзя.
Уведомления проверяющему и руководителю
Проверяющему приходят уведомления в колокольчик, а также в Telegram или MAX, если они подключены:
- визит назначен, перенесён, отменён или передан другому проверяющему;
- визиты по повторяющемуся плану — одним сообщением, когда план создан, изменён или включён: сколько назначено и какой ближайший. Каждую ночь план продлевается на новый день молча — о каждом визите и так придёт напоминание за час;
- напоминание за час до окна;
- визит не завершён, в том числе если руководитель перенёс его прохождение к другому визиту.
Руководителю, который ставил визит, приходит уведомление, когда проверяющий нажал «Не проведу», — с причиной. Пропущенные и незавершённые визиты он видит в утренней сводке по точке. Какие уведомления получать, настраивается в должности, строка «Визиты аудитора».
Частые вопросы
Что будет, если…
…выключить модуль. Раздел скроется у всех, пропущенные визиты перестанут отмечаться. План, отметки и итоги сохранятся — включение вернёт всё как было.
…проверяющего открепили от филиала. Провести визит в эту точку он больше не сможет. Перенесите визит на другого проверяющего.
…визит не начали вовремя. После «Не позже» он получит статус «Пропущен». Руководитель может нажать «Восстановить» и дать новое окно — в «план/факте» такой визит считается «сделано поздно».
Следит ли система за проверяющим весь день?
Нет. Координаты снимаются только при нажатии «Начать визит» и «Завершить визит».
Что, если телефон не даёт геопозицию?
Проверяющий подтверждает «Я на месте», и визит идёт дальше с пометкой «Без геоотметки» и «Подтверждено аудитором». Чтобы отметка была с координатами, разрешите сайту доступ к геопозиции в настройках браузера и нажмите «Попробовать ещё раз».
Можно ли перенести визит, который уже начался?
Нет. Переносить можно только запланированный визит. Начатый, но брошенный визит руководитель может отменить — отметка начала сохранится.
Может ли проверяющий сам запланировать визит или начать его без плана?
Да, если в его должности в строке «Визиты аудитора» стоит «Изменение». Тогда в «Моих визитах» есть две кнопки. «Запланировать визит» — только себе и только в свои точки; в плане руководителя такой визит помечен «Запланировал сам». «Начать внеплановый визит» — на месте: выберите точку и чек-лист, визит начнётся сразу с отметкой геопозиции и пометкой «Вне плана». Задним числом внеплановый визит не завести, а если его так и не начали, он отменится сам и в отчёт не попадёт.
Видит ли проверяющий свои цифры?
Да. В «Моих визитах» над списком есть строка «Ваш месяц»: сколько визитов запланировано, проведено, пропущено и процент выполнения — только его собственные. Сводный «План/факт» по всем проверяющим видит тот, кто планирует визиты.
Что делать проверяющему, если он не успевает на визит?
Нажать «Не проведу» в карточке визита и написать причину — пока окно визита не прошло. Руководитель получит уведомление и перенесёт визит или отдаст другому. Отказаться от начатого визита нельзя.
Почему в списке аудиторов нет нужного человека?
У его должности нет права «Визиты аудитора» или он не прикреплён к этому филиалу и его группе. Проверьте должность и филиалы сотрудника.