Что именно вы хотите проверить
Обычно за словами «контроль смены» стоят три разных вопроса, и настраиваются они по-разному:
- Человек на месте? — геозона филиала при отметке.
- Это точно он? — селфи к отметке: снимок необязателен, но если сотрудник его сделал, вы увидите его в строке смены. Обязательное фото лица надёжнее поставить первым пунктом чек-листа открытия — пункт «селфи» там можно сделать обязательным.
- Точка готова к работе? — чек-лист открытия с фото.
Настройте только то, что вам действительно нужно: каждая проверка добавляет сотруднику полминуты утром, и лишние из них быстро начинают раздражать.
Шаг 1. Отметка смены: место и лицо
Зачем: чтобы «я на точке с восьми» стало фактом со временем, а не сообщением в мессенджере.
Сотрудник открывает смену в своём кабинете: выбирает филиал и нажимает «Начать смену». Система записывает время, координаты и селфи, если сотрудник его сделал. Как это выглядит со стороны сотрудника и что попадает в табель — в отдельной статье.
Геозона задаётся на филиале: координаты точки плюс радиус от 20 м до 20 км. Пока радиус не задан, проверки места нет вовсе — отметиться можно откуда угодно. Задаются оба поля в форме филиала.
Проверка зоны работает только тогда, когда пришли координаты. Если сотрудник запретил браузеру доступ к геопозиции, отметка уйдёт без координат и зону не проверит — в записи просто не будет места. Смотрите на это как на сигнал: отметки без координат стоит замечать.
Шаг 2. Чек-лист открытия с фото
Зачем: словами «всё нормально» нельзя проверить ни витрину, ни чистоту.
Пункты с фото ставьте на то, что спорно: витрина, кофемашина, зал, холодильник с температурой. Остальное оставьте галочками — чек-лист из двадцати фото никто не заполняет честно. Как собрать пункты и типы ответов — в статье про чек-листы.
Опоздание система определяет сама: если у сотрудника есть график, отметка позже начала смены помечается как опоздание. Без графика сравнивать не с чем — опоздания не будет.
Шаг 3. Закрытие смены и что остаётся в отчётах
Зачем: незакрытая смена — это дыра и в часах, и в кассе.
Вечером сотрудник проходит чек-лист закрытия и нажимает «Закончить». Часы попадают в табель, наличные сверяются в кассе, а прохождение с фото и временем остаётся в отчёте. Ежедневные измерения — температура, приёмка, уборка — удобнее вести не чек-листом, а журналом: там месяц виден одной таблицей и выгружается в Excel.
Если человек забыл нажать «Закончить», смена не висит вечно: через таймаут схемы расчёта (по умолчанию 16 часов, когда схемы нет) она закрывается сама, а сотруднику и руководителю уходит уведомление. Конец берётся по настоящему событию — например, по сданному чек-листу закрытия — либо по плановому концу графика.
Что будет, если пропустить настройку
- Нет геозоны — смена отметится из дома, и вы об этом не узнаете: в записи просто не будет координат.
- Нет графика — опоздания не считаются, «вовремя» превращается в мнение.
- Нет фото в чек-листе — отчёт превращается в набор галочек, который можно проставить не глядя.
- Нет чек-листа закрытия — утренняя смена начинается с разбора того, что осталось с вечера.