Тетрадь у входа с записью «пришёл в 8:05» проверить нельзя: запись появляется тогда, когда её сделали, а не когда человек пришёл. В CheckUp сотрудник отмечает приход и уход в кабинете с телефона: система фиксирует момент нажатия, место и при желании селфи, а часы сами складываются в расчёт зарплаты. Руководитель видит, кто сейчас на смене, кто забыл закрыть смену и откуда взялась каждая цифра часов.
Из чего состоит модуль:
- Отметиться на смене — виджет «Смена» на «Главной» сотрудника, журнал «Мои смены», передача смены и вопрос про забытый уход.
- Табель и контроль присутствия — карточки сотрудников в «Учёте ЗП», правка часов с причиной, ручные строки и выгрузка табеля.
Как это работает
Смена здесь — отрезок рабочего времени одного человека: от отметки прихода до отметки ухода. Отметка — нажатие в кабинете: система записывает время сервера, филиал, должность и координаты телефона, если сотрудник их разрешил. Из отрезков складываются часы для зарплаты и табель.
Учёт времени — часть модуля «Зарплата»: способ учёта задаётся в схеме зарплаты должности. Схема говорит, чем считать часы — отметками кнопкой, чек-листами открытия и закрытия смены, и тем и другим, или руководитель вносит их вручную. Поэтому у каждого отрезка есть источник: «Приход/уход», «Из чек-листа» или «Вручную».
Главное правило — один факт присутствия. Если смену записали и кнопка, и чек-лист, это не две смены, а две записи об одной. Система выбирает ту, чьё время подпёрто надёжнее: отметка сервера сильнее заявления человека, заявление сильнее времени, выведенного из чек-листа, а догадка машины в оплату не идёт вовсе. Когда записи равной силы расходятся, решает руководитель переключателем в «Учёте ЗП».
Дата смены — кассовый день её начала: сутки филиала начинаются с границы, заданной в филиале (по умолчанию 06:00). Смена, начатая в 23:00 и закрытая в 03:00, целиком принадлежит дню начала и его месяцу.
Сотрудник видит свои отметки, часы и статус «как посчитано». Руководитель с правом на просмотр зарплаты видит отрезки людей своих филиалов, а править часы может держатель права на ведение графиков — только с причиной, и сотрудник узнаёт о правке сразу.
С чего начать
Пять шагов настройки и один — для сотрудников.
В «Настройки → Модули» включите модуль **«Зарплата»** — без него виджета смены нет.
В «Настройки → Зарплата» задайте должности схему расчёта и укажите, чем считать часы: кнопкой, чек-листами или вручную.
Там же заполните поле **Автозакрытие смены: считать забытой через (часов)** — иначе забытая смена будет висеть открытой.
Если хотите проверять место отметки, откройте филиал, раскройте **Геозона отметки смены** и заполните **Широта**, **Долгота** и **Радиус, м** (от 20 до 20 000).
Чтобы система замечала опоздания, заведите [график работы](/help/quick-start/schedules) с сотрудником в поле ответственного.
Покажите сотрудникам виджет **Смена** на «Главной»: свайп **Начать смену** утром, **Закончить смену** вечером.
Как это используют
Кофейня с общим планшетом на точке. Бариста приходят к 8:00, открывают кабинет на планшете у кассы и проводят по свайпу «Начать смену» — свайп, а не кнопка, чтобы случайное касание при передаче планшета не открывало смену. Селфи снимается камерой на месте, из галереи его не подложить. Управляющая утром видит в «Учёте ЗП» пометку «на смене 1 ч 10 мин» у каждого, кто вышел.
Магазин с подменами. У продавца две должности: своя и «старший смены» на подмену. При выходе он выбирает За кого выхожу, и часы считаются по ставке выбранной должности. Если по окладной схеме подмена запрещена, виджет говорит об этом до свайпа, а не отказом после селфи.
Ресторан с ночными сменами. Официант забыл нажать «Закончить». Через заданное в схеме число часов система берёт конец из чек-листа закрытия или графика; если ни того, ни другого нет — спрашивает самого официанта на «Главной»: «Во сколько вы ушли?». Часы за эту смену не оплачиваются, пока он не ответит; через сутки вопрос уходит руководителю.
Что будет, если…
- Забыть закрыть смену. Смена не закроется молча: без автозакрытия в схеме она висит открытой, пока её не закроет руководитель временем ухода с причиной. С автозакрытием конец возьмётся из чек-листа закрытия или графика, иначе часы ждут ответа сотрудника.
- Сотрудник запретил браузеру геолокацию. Отметка всё равно пройдёт — без проверки зоны. Это решение владельца: иначе люди без GPS не смогли бы отметиться вовсе. Зона дисциплинирует, но не запирает.
- Выключить модуль «Зарплата». Виджет смены и журнал пропадут у всех, уже записанные отрезки сохранятся. Открытые смены можно закрыть, но деньги по ним не начислятся.
- Закончить смену в другом филиале. Система примет уход и покажет руководителю пометку «ушёл в другом филиале». Часы останутся за филиалом начала смены.
- Удалить строку часов. Удалить можно только строку, внесённую вручную. Отметки смен и чек-листы — факт, их не стирают, максимум — убирают из оплаты выбором другой записи.
Частые вопросы
Селфи обязательно?
Нет. Снимок необязателен, но если он есть, его увидят и сотрудник в своём журнале, и руководитель в строке смены. Селфи снимается только камерой: подложить фото из галереи нельзя, иначе подтверждение теряло бы смысл.
Как система понимает, что человек опоздал?
Она сравнивает время отметки с самым ранним началом смены из графика работы на этот день недели, где сотрудник указан ответственным. Запас — 5 минут. Нет графика — опоздание не считается: лучше не заметить, чем обвинить зря. Опоздание видит сам сотрудник в виджете, а руководитель — как источник «Надёжность» в достижениях.
Можно ли отметиться за коллегу?
Нет. Отметка идёт от вашего входа в кабинет, с вашей геопозицией и селфи. Если коллега уходит раньше, он передаёт смену: сменщик принимает её сам, со своей отметкой.
Откуда руководитель знает, что часы «не те»?
В «Учёте ЗП» у каждой строки есть пометки: «не подтверждено», «закрыта по графику», «расходится с чек-листом», «засчитано больше факта». Разворот дня показывает, откуда взялись часы: факт по отметкам, график, режим учёта, перерыв, итог.
Где посмотреть, кто сейчас на смене?
В «Учёте ЗП» у человека на смене рядом с именем стоит «на смене 2 ч 15 мин», а на «Главной» руководителя блок «Требует внимания» показывает незакрытые кассовые смены.