Подрядчики

Уборку, охрану и ремонт техники часто делают внешние компании. Руководитель звонит, подрядчик приезжает, а качество потом обсуждают на словах. Раздел «Подрядчики» собирает это в систему. Подрядчик получает заявку по ссылке и отмечает «Сделано» с фото. Вы принимаете работу обычным чек-листом — с фото и критичными пунктами. Из приёмок складываются рейтинг подрядчика и месячный отчёт — основание для перерасчёта по договору.

Раздел — модуль. Он выключен, пока владелец не включит его в «Настройки → Модули».

Как это работает

Подрядчик — запись в справочнике: название, услуга, контакт и чек-лист приёмки. Это обычный чек-лист из редактора, например «Приёмка уборки» с пунктами «Полы в зале чистые», «Санузлы вымыты». Пункт можно сделать критичным, а к ответу «Нет» — требовать фото.

Заявка — работа на конкретном филиале: что сделать и до какого срока. К заявке выпускается ссылка — она работает, пока заявка не закрыта. По ссылке подрядчик видит только свою заявку: что сделать, адрес точки, срок и итог приёмки. Других заявок, ваших сотрудников и своего рейтинга он не видит. Аккаунт ему не нужен, и в лимит сотрудников тарифа он не входит.

Статусы заявки: «Ждёт подрядчика» → «Сделано — принять» → «Принято» или «Возвращено на доработку». После возврата подрядчик видит по той же ссылке, что и почему вернули, доделывает и снова отмечает «Сделано». Каждая отметка сохраняется со временем и фото — в карточке видно все попытки.

Приёмка. Вы проходите чек-лист приёмки на филиале заявки — тем же экраном, что любой чек-лист. Владелец и администратор могут пройти его и без выбранного филиала: такая приёмка засчитывается с пометкой «без филиала». Потом в карточке заявки выбираете своё прохождение и нажимаете «Принять» или «Вернуть на доработку». Балл приёмки — балл прохождения. Каждый ответ «Нет» — несоответствие: оно попадает в отчёт, даже если работу приняли. Проваленное прохождение (критичный пункт или балл ниже порога) принять нельзя — только вернуть.

Рейтинг в справочнике — за 90 дней по вашим филиалам: средний балл, сколько принято и возвращено, сколько несоответствий и из них критичных, сколько принято с просрочкой. Средний балл появляется с трёх приёмок, до этого — «мало данных».

Отчёт за месяц — основание для перерасчёта по договору. По каждой заявке: срок, время каждой отметки «Сделано», просрочка в часах (последняя отметка против срока), число возвратов, итог и балл приёмки, несоответствия и критичные. Excel — три листа: сводка, заявки, несоответствия. Месяц считается по местному времени филиала: приёмка ночью 1-го до начала рабочего дня относится к прошлому месяцу.

Фото подрядчика хранятся, пока заявка открыта, и ещё 3 года после того, как её приняли или отменили, — даже если для фото задач в организации задан срок короче. Это доказательство для споров о перерасчёте.

Портал подрядчика

Сетевому клинингу с десятком точек неудобно жить по ссылке на каждую заявку. Портал — одно место для подрядчика: все его заявки по вашим точкам — открытые, на доработке, ждущие приёмки и принятые за три месяца. Из списка он открывает заявку и отмечает «Сделано» тем же экраном, что по ссылке. Чужих подрядчиков, ваших сотрудников, баллов и рейтинга в портале нет.

Как открыть доступ. Во вкладке «Подрядчики» нажмите «Портал» у подрядчика и пригласите координатора — имя и, если нужно, почту. Если почта указана, ссылка уйдёт на неё письмом. Кроме того, система один раз покажет личную ссылку — её можно переслать и самому. По ссылке он получает одноразовый код и входит. Указали почту — код приходит на неё, а Telegram или MAX человек привяжет потом в разделе «Профиль» портала. Почты нет — код придёт в бот Telegram или MAX, который человек откроет со страницы входа. Без кода ссылка портал не открывает. Вход живёт 30 дней с последнего визита, но не дольше 90 дней — потом снова код.

Бригаду ведёт координатор. В разделе «Бригада» портала он сам приглашает своих людей и отключает ушедших. У каждого — свой вход, и его отметки «Сделано» вы видите с именем. При первом входе человек даёт согласие на обработку своих данных — имени и канала связи.

Отключить или удалить. «Отключить» закрывает человеку вход и стирает привязанные мессенджеры — включили снова, и он привяжет их заново. «Удалить» (в окне «Портал» или у координатора в «Бригаде») стирает имя, почту, мессенджеры и вход навсегда — например, по просьбе ушедшего работника. Его отметки в истории заявок останутся с пометкой «Исполнитель удалён».

Кто что видит. Координатор видит все заявки подрядчика и в карточке заявки выбирает, кому из бригады её отдать. Человек бригады видит только назначенные ему заявки — адреса остальных точек к нему не попадают. Исполнителя вы увидите в списке заявок рядом с подрядчиком.

Переписка. Подрядчик может ответить на возврат или оспорить его — сообщение появится в карточке заявки, в блоке «Переписка с подрядчиком». Ваш ответ он увидит подписью «Организация», без имени сотрудника. Об ответе автору заявки приходит уведомление в колокольчик. Спор заметнее: у заявки появляется пометка «Оспорено», а уведомление получают все, кто принимает работу подрядчиков на этой точке. Им же приходит и отметка «Сделано» — пора принимать. Каналы настраиваются в должности, строка «Подрядчики» во вкладке «Каналы уведомлений».

Сводка за месяц в портале — то же, что ваш отчёт, но без балла: сколько принято и возвращено, сколько принято с просрочкой, отметки и просрочка по каждой заявке. Удобно сверять перед перерасчётом.

Уведомления подрядчику — о новой заявке, возврате, приёмке и вашем ответе — в Telegram, MAX или на почту — куда человек выбрал в «Профиле» портала. Координатору — обо всех заявках, человеку бригады — только о своих.

Слабая сеть на объекте. Кнопка «Снять сейчас» сразу открывает камеру. Если связь оборвалась на отправке, повторное нажатие «Сделано» не создаст вторую отметку и не покажет ошибку — засчитается первая.

Ссылки на отдельные заявки работают как раньше — подрядчик без портала живёт по ним.

С чего начать

Владелец включает модуль. Владелец и администратор работают в разделе сразу, остальным нужна строка «Подрядчики» в правах должности: «Просмотр» — заявки и отчёт, «Полный доступ» — ещё ссылки и приёмка.

Что вы увидите: заявка станет «Принято» или «Возвращено», а балл попадёт в рейтинг и в отчёт за месяц.

Как это используют

Сеть кофеен и клининг. Управляющий каждой точки принимает утреннюю уборку чек-листом с фото на каждое «Нет». В конце месяца владелец скачивает Excel на вкладке «Отчёт за месяц». Там видно, сколько раз не вымыли санузлы, и по договору снижают оплату за эти выезды и за просрочку.

Ремонт кофемашины. Управляющий ставит заявку сервису со сроком «завтра до 12:00». Мастер по ссылке прикладывает фото и пишет «заменили помпу». Если машина снова течёт, управляющий отвечает «Нет» на пункте «Протечек нет» и возвращает заявку — мастер увидит это по той же ссылке.

Как устроены сами прохождения и отчёты по ним — в статье «Пройденные чек-листы».

Что будет, если…

• Ссылка потерялась. Показать её снова нельзя: саму ссылку система не хранит, только её отпечаток. Откройте заявку и нажмите «Заменить ссылку» — старая перестанет открываться.
• Нажать «Отозвать». Ссылка перестанет работать сразу. Подрядчик увидит «Ссылка отозвана или заменена новой».
• Работу приняли. Заявка закрыта, ссылка перестаёт открываться. Подрядчик увидит «Работу приняли — заявка закрыта».
• Прохождение не появилось в карточке. Засчитать можно только своё прохождение чек-листа приёмки на филиале заявки, сданное после «Сделано». Проверьте филиал и нажмите «Обновить».
• Отменить заявку. Ссылка отзывается, заявка остаётся в списке со статусом «Отменено».
• Подрядчик больше не работает с вами. Удалить его с заявками нельзя — они нужны для отчёта. Снимите «Работает с нами»: он пропадёт из выбора, а его ссылки перестанут открываться. Включите снова — живые ссылки заработают.
• Выключить модуль. Раздел скроется, ссылки подрядчиков перестанут открываться. Заявки, фото и приёмки сохранятся, включение вернёт всё.
• Нажать «Отозвать доступ» в окне «Портал». Все люди подрядчика сразу выйдут из портала, их личные ссылки перестанут работать. Чтобы вернуть доступ, выпустите новые ссылки.
• Отключить человека. Он выйдет из портала сразу, его ссылка и выпущенные коды перестанут работать. Включите снова и выпустите «Новую ссылку» — старая не оживает.
• Сменить почту или сбросить мессенджер. Все входы этого человека закроются: код теперь уходит в другой канал.
• Снять «Работает с нами». Портал подрядчика закрывается сразу. После включения люди входят заново — по ссылке и коду.

Частые вопросы

Какие фото может приложить подрядчик?

JPG, PNG, GIF и WebP, до 5 МБ каждое и до шести за раз. Телефон сжимает снимок сам. Документы и видео не принимаются.

Что подрядчик видит после приёмки?

Итог: «принято» или «вернули», ваш комментарий и пункты с ответом «Нет» вместе с комментариями к ним. Балла, рейтинга и ваших фото он не видит. Не пишите в комментариях того, что подрядчику читать не нужно.

Управляющий видит заявки всех точек?

Нет, только своих филиалов — как и отчёты. Владелец и администратор видят всё.

Можно ли принять работу с замечаниями?

Да. Если в прохождении есть «Нет», но оно не провалено, нажмите «Принять». Замечания попадут в отчёт несоответствий, а заявка будет принята.

Подрядчики занимают места сотрудников в тарифе?

Нет. У подрядчика нет аккаунта, поэтому лимит сотрудников он не расходует. Люди в портале подрядчика — тоже не сотрудники, лимит они не тратят.

Код в портал не приходит. Что делать?

Код действует 10 минут, новый можно запросить через минуту. Проверьте папку «Спам». Если код уходит в Telegram или MAX, нажмите в боте «Начать» по кнопке со страницы входа. Мессенджер, привязанный к чужому телефону, сбросьте кнопкой «Сбросить мессенджер» в окне «Портал». Ссылку лучше передавать человеку лично: пока он не вошёл, по ней можно привязать мессенджер, если почта не указана.

Может ли подрядчик войти в портал другой организации?

Нет. Доступ живёт внутри вашей организации: подрядчик видит только ваши заявки, выданные ему.