Бариста заметил, что подтекает холодильник. Он нажал «Сообщить о проблеме» — и через минуту управляющий видит сообщение с фото в разделе «Задачи». Сообщение с места — это та же задача, только поставленная снизу вверх: сотрудник сообщил, руководитель разбирает. Отдельного раздела «Проблемы» нет с 27 августа — сообщения живут внутри задач. Как сотрудник отправляет сообщение, разобрано в статье «Мои задачи и сообщение с места»; здесь — путь сообщения после отправки.
Что вы видите на экране
Сообщения с мест лежат на экране «Задачи» вместе с поручениями. Отличить их помогают:
- метка «С места» рядом с названием;
- строка «Сообщил: имя · дата» вместо «Поставил»;
- фильтр «Откуда» со значением «Сообщили с места» — оставляет в списке только сообщения;
- значение «Поручил руководитель» — наоборот, прячет их.
Старый адрес раздела «Проблемы» ведёт на «Задачи» с уже включённым фильтром «Сообщили с места» — закладки и ссылки из писем работают. Старые номера заявок не переводятся: таблицы нумеровались независимо.
У сообщения те же поля, что у поручения: Приоритет от «Низкий» до «Критический», Категория — «Безопасность», «Чистота», «Оборудование», «Сервис», «Прочее», Филиал — всегда конкретный, до четырёх Фото. Исполнителей у нового сообщения нет: их назначает руководитель.
Как разобрать сообщение
Разбор — это три решения: взять, назначить, закрыть. Все три делаются из карточки.
Откройте «Задачи» и поставьте **«Откуда»** → **«Сообщили с места»**.
Нажмите на сообщение — откроется карточка.
Прочитайте описание, снимки и строку «Сообщил».
Нажмите **«Взять в работу»** — автор увидит, что его услышали.
В блоке **Исполнители** назначьте того, кто будет чинить.
Закройте кнопкой **«Решена»** — или **«Отклонить»** с причиной.
Что вы увидите: статус сменится на «В работе», а затем на «Решена» или «Отклонена». Автор получит уведомление «Задача «…» решена» или «…отклонена» и увидит причину в карточке. Если вы нажали «Взять в работу» на сообщении без исполнителей — исполнителем станете вы. Ответить автору можно в ленте «Комментарии»: он получит уведомление «Ответ по задаче».
Отклонить без причины нельзя. Это защита от молчаливого «нет»: человек, чьё сообщение отклонили без объяснения, во второй раз просто не напишет — и вы узнаете о поломке от гостя.
Что будет, если…
- Ничего не делать. Сообщение висит в «Активных» со статусом «Открыта» и считается в числе на пункте меню «Задачи». Срока у сообщения нет, поэтому уведомлений о просрочке не будет.
- Назначить исполнителя. Он получит уведомление «Новая задача» и увидит сообщение в своих «Моих задачах» — дальше это обычная задача, как поручение.
- Выключить строку «Новая проблема» в уведомлениях должности. Руководители этой должности перестанут получать «Новое сообщение о проблеме: «…»». Само сообщение всё равно появится в списке.
- Сотрудник без права управления попробует поручить задачу. У него не получится: любая запись из его кабинета становится сообщением с места, а автором — он сам.
- Автор напишет в ленту после закрытия. Лента открыта и у закрытой записи; уведомление об ответе получат постановщик и исполнители.
Частые вопросы
Кто получает уведомление о новом сообщении?
Те должности, у которых во вкладке «Уведомления» включена строка «Новая проблема» — с учётом филиала сообщения. Автор себя не уведомляет. Настройка — в уведомлениях.
Может ли сотрудник сам закрыть своё сообщение?
Нет. Автор видит статус, читает ответы и пишет в ленту, но закрывает тот, кому поручили. Иначе разбор превращался бы в формальность.
Как завести сообщение автоматически из чек-листа?
В правилах пункта чек-листа выберите действие «Сообщить о проблеме». Ответ «Нет» или значение вне нормы создаст сообщение с заголовком и приоритетом, а в карточке будет ссылка «открыть отчёт смены».
Учитываются ли сообщения в достижениях?
Да: источник «Замеченные проблемы» в достижениях начисляет баллы за сообщение, которое человек отправил сам и которое решили в этом месяце. Отклонённое сообщение баллов не даёт.