«Утром всё проверить» каждый понимает по-своему: один протрёт витрину, другой посчитает кассу, третий забудет про холодильник. Через месяц выясняется, что порядок держался на памяти одного человека, и с его отпуском он кончился. Чек-лист — список того, что нужно сделать и подтвердить. Вы собираете его один раз, сотрудник проходит на смене и отмечает выполнение, а вы видите отчёт.
Из чего состоит модуль:
- Редактор — собрать чек-лист из разделов и пунктов, назначить филиалы и должность, выдать сотрудникам.
- Пройденные и отчёты — все сдачи организации: результат, пометки, отчёт по пунктам с фото, похвала и замечания.
- QR-точки и анкеты для гостей — наклейки мест обхода, QR на оборудовании и опросы по ссылке без входа.
- Кабинет сотрудника — как человек проходит чек-лист с телефона, что происходит без интернета и при ошибке отправки.
- Выгрузка CSV — прогоны, ответы и нарушения тремя файлами для своих сводных в Excel.
Как это работает
Пять понятий, и каждое — одна вещь:
- Раздел — часть смены: «Зал», «Кофемашина». Пункт — одно действие или замер внутри раздела: «Протереть витрину», «Температура холодильника».
- Выдача — публикация версии. Пока вы правите чек-лист, сотрудники проходят прежнюю версию; кнопка «Выдать сотрудникам» отдаёт им новую.
- Прохождение — одна сдача одним сотрудником. У неё есть процент, исход («Пройден», «Есть недочёты», «Провален») и пометки: «Сдан с опозданием», «Долгое заполнение».
- Расписание — когда чек-лист доступен. Без расписания он открыт всегда; с ним — только в своём окне, а пропуск окна уходит уведомлением.
- QR-точка — наклейка на месте обхода, которую сотрудник сканирует внутри чек-листа.
Сотрудник видит в кабинете только чек-листы своей должности и своего филиала, проходит их и получает отчёт о себе. Руководитель видит все сдачи организации, читает отчёты, принимает незавершённые прохождения и оставляет похвалу или замечание. Ежедневная таблица записей — температура, приёмка — это не чек-лист, а журнал — ссылка на него в «Связанных статьях».
С чего начать
Первый чек-лист стоит выдать в тот же день: его проходят уже следующим утром.
Откройте «Чек-листы» и нажмите **«Из шаблона»** или **«Создать чек-лист»**.
Назовите его так, как скажут сотрудники: «Открытие смены».
Добавьте разделы и пункты; у важных включите фото и критичность.
На вкладке «Настройки» выберите **«Филиалы»** и **«Должность»**.
Нажмите **«Выдать сотрудникам»** — до этого правки видны только вам.
Утром откройте «Пройденные/ отчёты» и посмотрите первую сдачу.
Детали каждого шага — в статьях о редакторе и об отчётах, ссылки на них выше.
Как это используют
Кофейня с тремя точками. Один чек-лист «Открытие смены» назначен должности «Бариста» во всех трёх филиалах. Расписание открывает его с 7:00 до 10:00, а если к десяти сдачи нет, управляющий получает уведомление. В обед он открывает «Пройденные/ отчёты» и видит три строки с процентом и фото витрин. Полный сценарий — в кейсе кофейни с тремя точками.
Магазин: приёмка товара. Чек-лист «Приёмка» содержит пункты «Фото накладной» с обязательным снимком и «Температура в машине» с тревогой выше +6. Значение +8 попадает в отчёт недочётом, а правило «Сообщить о проблеме» заводит задачу товароведу.
Ресторан: обход кухни. Су-шеф проходит «Санитарный обход» дважды в день. В пунктах «QR-чекин» он сканирует наклейки на кухне и складе — так видно, что он действительно дошёл до каждого места. Контроль смен описан в кейсе о контроле смены.
Что будет, если…
- Снять галочку «Активен». Чек-лист исчезнет из кабинетов сотрудников, гостевая ссылка закроется. Прохождения и настройки целы; галочка обратно — всё вернётся.
- Удалить чек-лист. Он попадёт во вкладку «Удалённые» на странице «Чек-листы», откуда возвращается кнопкой «Восстановить». Прохождения сохраняются.
- Выдать новую версию. Сотрудники начнут проходить новую, начатые заполнения досдаются по прежней. В отчёте каждое прохождение хранит свою версию.
- Убрать должность. Чек-лист станет общим — его увидят все сотрудники выбранных филиалов.
- Выключить или удалить расписание. Окно пропадёт, чек-лист снова доступен круглосуточно. Как устроены окна, описано в статье о расписаниях.
Частые вопросы
Сколько чек-листов можно завести?
Это зависит от тарифа: лимит считает чек-листы, журналы и гостевые анкеты вместе. На бесплатном тарифе — пять. При превышении кнопка «Скопировать» в библиотеке ответит отказом с текстом про лимит.
Почему сотрудник не видит чек-лист?
Проверьте три вещи в редакторе: его должность и филиал на вкладке «Настройки», галочку «Активен» и пилюлю в шапке — «Не выдан» означает, что кнопку «Выдать сотрудникам» ещё не нажимали. Четвёртая причина — расписание: вне окна чек-листа в списке нет.
Чем «Не выдан» отличается от «Правки не выданы»?
«Не выдан» — чек-лист ни разу не публиковали, сотрудники его не видят. «Правки не выданы · сейчас v2» — люди проходят версию 2, а в редакторе есть изменения, которых они не видят. В обоих случаях помогает «Выдать сотрудникам».
Можно ли сделать чек-лист для гостей без входа?
Да: на вкладке «Настройки» включите «Гостевые ответы (по ссылке/QR, без логина)». После сохранения появятся ссылка и QR для печати. Такой чек-лист проходят либо гости, либо сотрудники — не оба сразу.
Что делать, если сотрудник заполнил, но не сдал?
Откройте его прохождение в «Пройденных/ отчётах» — у него будет пометка «Заполнен, не сдан» — и нажмите «Принять». Заполнение пройдёт полную проверку и станет сдачей с пометкой «Принят: ваше имя».