У вас три кофейни. Нужно, чтобы утро в каждой начиналось одинаково, а выручку было видно по точкам, а не одной кучей. Ниже — порядок, в котором это настраивают: пять шагов, каждый со ссылкой на статью, где он расписан подробно.
Что проверить до начала
Филиал (точка, магазин, подразделение — отдельное место работы) — тарифицируемая величина. На бесплатном плане разрешён один филиал, на «Старте» — три, на «Сети» — десять. Три кофейни в бесплатный план не поместятся: на четвёртой попытке создать точку система откажет. Посмотрите, что у вас сейчас, на странице тарифа — там же видно, сколько мест под сотрудников и сейфов осталось.
Если у организации только что закончился пробный период, лимиты станут бесплатными автоматически: данные останутся, но новых точек и людей не добавить, пока тариф не выбран.
Шаг 1. Три филиала — по одному на кофейню
Зачем: филиал — это граница. По нему делятся кассы, чек-листы, оборудование и отчёты, и без него «выручка по точкам» не считается.
Главный филиал у организации уже есть — он создаётся при регистрации и описывает саму компанию. Его можно переименовать в первую точку, а остальные добавить рядом. Как заводят и настраивают точки — в статье про филиалы.
Откройте «Настройки → Филиалы».
Переименуйте главный филиал в первую кофейню, впишите адрес.
Проверьте часовой пояс: по нему считаются смены и рабочий день.
Добавьте вторую и третью точку теми же полями.
Если хотите, чтобы смену нельзя было открыть из дома, задайте точке координаты и радиус (от 20 м до 20 км).
Пустой радиус — это отсутствие проверки, а не нулевая зона: смену отметят с любого места. Геозона работает только когда у филиала заданы и координаты, и радиус.
Шаг 2. Должности и приглашения
Зачем: права в системе живут на должности (набор прав: что человек видит и может менять), а не на человеке. Заведёте «Бариста» и «Управляющий» один раз — и дальше просто добавляете людей.
Сотрудника нельзя создать вручную с паролем: вы отправляете ссылку-приглашение, человек сам заводит себе аккаунт, а должность и филиалы получает из приглашения. Ссылка живёт 1, 3 или 6 часов на ваш выбор. Подробно — в статье про сотрудников.
Откройте «Настройки → Должности» и создайте «Бариста» и «Управляющий».
Снимите у баристы права на настройки: ему нужны смены и чек-листы.
В «Настройки → Сотрудники» отправьте приглашение каждому человеку.
В приглашении укажите должность и те точки, где человек работает.
Управляющему отметьте все три точки — он должен видеть сеть целиком.
Шаг 3. Чек-листы открытия и закрытия
Зачем: чтобы утром бариста видел, что именно принять по смене, а вы вечером — что действительно сделано, а не «вроде всё нормально».
Достаточно двух чек-листов на всю сеть: «Открытие» и «Закрытие». Пункты с фото ставьте на то, что спорно словами — витрина, кофемашина, чистота прилавка. Как собирают пункты, типы ответов и фото-проверку — в статье про чек-листы.
Не заводите отдельный чек-лист на каждую точку. Один чек-лист на процесс, а разница между точками задаётся расписанием — иначе через месяц у вас три слегка разных стандарта и ни одного настоящего.
Шаг 4. Расписание и деньги по точкам
Зачем: чек-лист, который надо не забыть открыть, не работает. Пусть он прилетает сам — к началу смены и к закрытию.
Настройте два расписания: «Открытие» — баристам каждый день к началу работы, «Закрытие» — к концу. Расписание можно нацелить на должность в конкретном филиале, поэтому вечерняя проверка на точке с доставкой может отличаться от остальных.
Деньги: на каждой точке своя касса, и сверять их надо раздельно. Завести кассу и сейф на филиал, вести внесения и изъятия, закрывать смену сверкой — статья учёт наличных. Число сейфов ограничено тарифом (на «Старте» — четыре на организацию) и структурно — не больше трёх на филиал.
Что получилось и сколько это заняло
Настройка выше — работа на один день без спешки: филиалы и должности занимают меньше часа, чек-листы — столько, сколько вы готовы потратить на формулировки пунктов (это самая долгая часть), расписания и кассы — минуты.
Что должно быть видно на следующее утро:
- бариста открывает смену на своей точке и сразу получает чек-лист открытия;
- вы видите прохождение с фото и временем по каждой кофейне отдельно;
- выручка и остаток наличных считаются по точкам, а не общим котлом;
- новый человек подключается одним приглашением, без ручной раздачи паролей.