Подмены — обычная жизнь точки: заболел администратор, бармен умеет за него, вечером смену принимает другой человек. Чтобы это не превращалось в ручные пересчёты, заранее настраиваются три вещи: филиалы сотрудника, его набор должностей и схемы расчёта зарплаты.
Подмена в другом филиале
Что настроить. В карточке сотрудника отметьте все точки, где он работает. Больше ничего: при отметке смены и заполнении чек-листа он сам выберет, где сегодня.
Что сделает система. Чек-листы новой точки появятся у него в своих, наличные запишутся в кассу той точки, а зарплата посчитается по схеме его должности для этого филиала — если филиальной схемы нет, по общей.
Почему так. Филиал — это граница доступа: без отметки в карточке человек не сдаст кассу чужой точки даже случайно. Два выхода в разных точках за один день складываются, ничего не перезаписывается.
Подмена за другую должность
Что настроить. В карточке сотрудника добавьте вторую должность в поле «Подмены (дополнительные должности)». Выходя на смену, человек выбирает в виджете, за кого он сегодня работает; по умолчанию — основная должность.
Что сделает система. Он увидит чек-листы этой должности и сможет их сдать, а зарплата за смену посчитается по схеме той должности, за которую он вышел: бармен, отработавший за администратора, получит администраторскую ставку. В учёте зарплаты у строки видно, кем отработана смена.
Почему так. Чек-лист закреплён за должностью и описывает процесс, а «кто умеет подменять» — свойство человека. Плодить копии чек-листов и менять должность в карточке туда-обратно не нужно.
Передача смены посередине дня
Что делать. Уходите раньше — не оставляйте смену открытой. В виджете смены нажмите «Передать смену» и выберите сменщика: система предложит только тех, у кого есть эта должность и этот филиал. У него на главной появится приглашение, которое он принимает сам, со своей геопозицией.
Что сделает система. В момент принятия ваш отрезок закроется и будет посчитан, его — откроется. Каждому начислятся свои часы, и в табеле это две записи, а не одна. Открытая касса не пострадает: её закроет сменщик, смена кассы привязана к точке, а не к человеку.
Почему так. Смену нельзя открыть «за другого»: принятие своим действием и есть согласие взять точку и деньги на себя. Приглашение живёт 30 минут, и его можно отозвать, пока сменщик не принял.
Забытая открытая смена закрывается автоматически — по таймауту схемы расчёта (когда схемы нет, через 16 часов), а конец берётся по настоящему событию или плановому концу графика. Сотрудник и руководитель получают уведомление. Если смену забыли больше недели назад, часы запишутся, а деньги — нет: сумму вносит руководитель руками.
Как проверить, что посчитано верно
Сотрудник видит свои суммы в разделе «Мои начисления», и каждая строка раскрывается кнопкой «За что?»: часы × ставка, ночные, праздничные, премии. Ту же формулу видит руководитель — расхождений между «моими начислениями» и ведомостью быть не должно.
Порядок разбора спорной суммы: сначала формула строки, потом запись смены в табеле, и только потом разговор. В девяти случаях из десяти причина — смена, открытая не на той точке или не за ту должность.
Если подмены случаются каждую неделю, проще один раз добавить всем баристам должность администратора в «Подмены», чем каждый раз править карточку под конкретный день.
Что проверить перед первой подменой
Прогоните сценарий на себе, пока не начался настоящий рабочий день:
- Добавьте себе вторую должность и второй филиал.
- Откройте смену за эту должность и убедитесь, что чек-листы поменялись.
- Передайте смену коллеге и посмотрите, как разделились часы.
Так вы увидите, что настроено, а что забыли, до того как это скажется на чьей-то зарплате. Как устроен контроль открытия смены — в статье про контроль смены.