Должность — это место в штате, а не человек: «Бариста в филиале на Тверской, с такими доступами». Сотрудники потом занимают эти места, и доступ меняется у должности сразу для всех, кто на ней стоит.
Поэтому должности заводятся раньше сотрудников: в приглашении нужно указать, на какую должность вы человека звёте. Общая логика доступов разобрана в статье роли — здесь только порядок действий.
Сколько должностей заводить
Не по профессиям, а по объёму доступа. Если бариста и кассир в вашей кофейне видят одно и то же, это одна должность. Если старший смены ещё и сдаёт кассу, ему нужна своя.
Перегибать тоже не стоит: двадцать должностей с почти одинаковыми правами — это двадцать мест, где потом придётся повторять одну правку.
Как создать должность
Откройте «Настройки → Должности» и нажмите «Добавить должность».
На вкладке «Основные» введите название — от 2 до 30 символов.
Выберите уровень доступа: «Сотрудник» — доступ по разделам, «Администратор» — все разделы во всех филиалах.
Отметьте филиалы, в которых работает должность, — минимум один. Если филиал один, он подставится сам.
Там же, в блоке «Что может делать», выберите готовый набор — у новой должности отмечен «Без доступа».
Если нужно, поправьте отдельные разделы на вкладке «Доступ в кабинет организации».
На вкладке «Каналы уведомлений» отметьте, о чём и куда писать, и сохраните.
Собирать шестнадцать строк доступа с нуля не нужно: есть готовые наборы — «Без доступа», «Линейный сотрудник», «Старший смены», «Управляющий», «Работа с деньгами» и «Контроль и обучение». Набор заполняет галочки, дальше их можно править. Ещё быстрее — «Скопировать права и уведомления с другой должности» и «Применить».
Что выдаётся, а что доступно всегда
Вкладка «Доступ в кабинет организации» настраивает только управленческие разделы. Кабинет сотрудника — свои чек-листы, своя смена, свои начисления, свои задачи — доступен всегда и здесь не настраивается. Стенд хостес тоже: на него входят все сотрудники филиала, к которому привязан планшет.
Отдельно от сетки на той же вкладке:
- «Прохождение чек-листов» — разрешить выбор фото из галереи, иначе только съёмка на месте. Если у пункта чек-листа включена только камера, галерея закрыта независимо от должности.
- «Главная и сводные цифры» — «Не показывать», «По своим филиалам» или «По всей организации». Это про раздел «Главная» и сводные суммы в нём.
Если пропустить настройку доступа, должность останется с уровнем «Сотрудник» без управленческих разделов: человек зайдёт и не найдёт ни кассы, ни отчётов, а вы будете искать поломку. Это не сбой — доступ просто не выдан.
Каналы уведомлений
Третья вкладка — таблица «событие × канал»: на сайте, письмом, в Telegram и в MAX. Мессенджеры работают после того, как боты подключены владельцем, а личные события (задача, напоминание, тревога по чек-листу) приходят на сайт всегда.
Здесь же — прикладывать ли PDF-отчёт к письму и за сколько предупреждать о днях рождения: в день, за день или за неделю. Полный разбор — в статье про уведомления.
Удаление должности
Должность с закреплёнными сотрудниками не удаляется: сначала переведите людей на другую должность или удалите их — см. сотрудники. Удалённая должность живёт во вкладке «Удалённые» и возвращается кнопкой «Восстановить».
Должность «Владелец» удалить, отключить или переименовать нельзя, и филиалы у неё всегда все — новая точка подшивается к ней сама.