Вечером в кофейне в ящике должно лежать столько, сколько посчитала выручка минус расходы. Если сумма не сходится, вопрос один: где потерялись деньги. Модуль отвечает на него цифрами, а не догадками. Сотрудник сдаёт смену в чек-листе, система считает выручку и расхождение, а каждый рубль в ящике и сейфе записан отдельным движением.
Из чего состоит:
- Счета и сейфы — касса-ящик и сейфы каждого филиала, остатки и лента счёта.
- Кассовые смены — сводка дня: выручка, наличные на начало и конец, расхождение.
- Внесения, изъятия, инкассация — операции по счетам и переводы между ними.
- Отчёты и журнал — сводка за период, расходы по статьям, динамика и кассовый журнал.
Как это работает
Деньги разведены на два раздела меню. «Кассовые смены» отвечает на вопрос «как прошёл день»: по каждой точке видно выручку, безнал, наличные, сколько было в ящике утром и вечером и расхождение. Сводка собирается из кассовых пунктов чек-листа, который сотрудник сдаёт при открытии и закрытии. «Учёт наличных» отвечает на вопрос «где сейчас деньги»: счета и движения по ним.
Главные слова:
- Касса-ящик — денежный ящик точки. У филиала он один и создаётся сам.
- Сейф — хранилище, куда убирают деньги из ящика. До трёх на филиал.
- Кассовая смена — сводка одного операционного дня точки.
- Операционный день — рабочие сутки точки, а не календарные. Граница — по умолчанию 06:00, задаётся в карточке филиала. Смена «открыли в 23:50, закрыли в 03:00» остаётся одним днём.
- Движение — пополнение, изъятие или перевод по счёту. У движения есть статья — за что деньги: «Закупка», «Аренда», «Инкассация».
Сотрудник вводит только то, что видит: безнал, наличные, пересчитанный ящик, расходы и приходы. Выручку, ожидаемую кассу и расхождение считает сервер, и расхождение сотруднику не показывается. Руководитель видит сводки своих филиалов, владелец — всей сети. Оба раздела включаются отдельными тумблерами «Кассовые смены» и «Учёт наличных» в «Настройки → Модули» — см. модули.
С чего начать
Порядок на первую неделю: сначала смены, потом сейф и инкассация.
В «Настройки → Модули» включите «Кассовые смены» и «Учёт наличных».
Откройте «Учёт наличных» и убедитесь, что у каждого филиала есть карточка кассы-ящика с пилюлей **Касса-ящик** — подробности в разделе «Счета и сейфы».
В чек-лист смены добавьте пункты «Деньги (сводка смены)», «Расходы наличных» и «Приходы наличных» — как они работают, рассказано в разделе «Кассовые смены».
Проведите первую смену: сотрудник сдаёт чек-лист, вы открываете «Кассовые смены» и смотрите расхождение.
Добавьте сейф и сделайте первую инкассацию переводом — порядок в разделе «Внесения, изъятия, инкассация».
В конце недели нажмите **«Отчёты»** и посмотрите расходы по статьям — раздел «Отчёты и журнал».
Как это используют
Кофейня с тремя точками. Каждый бариста утром сдаёт чек-лист открытия с суммой в ящике, вечером — чек-лист закрытия с выручкой и остатком. Владелец открывает «Кассовые смены» и видит три строки за день с расхождением по каждой точке. Недостача выделена красным, и разговор идёт о конкретной смене, а не о «кассе вообще». Полный сценарий — в кейсе про кофейню с тремя точками.
Магазин с инкассацией. Вечером управляющий переводит выручку из кассы-ящика в сейф, а раз в неделю — изъятие со статьёй «Инкассация», когда деньги уезжают в банк. На карточке сейфа всегда видно, сколько в нём лежит, а в отчёте «Сводка» — сколько переведено за месяц.
Бар с ночными сменами. Смена начинается в 18:00 и закрывается в 03:00. Благодаря границе операционного дня 06:00 она целиком относится к вчерашнему дню: выручка не делится между датами, а поле «на начало» следующей смены заполняется вчерашним остатком. Как настроить контроль таких смен — в кейсе про контроль смены.
Что будет, если…
- Выключить модуль «Учёт наличных». Раздел скроется у всех, остатки и движения сохранятся. Закрытые за это время смены не создадут проводку в кассе-ящике, и после включения её придётся внести вручную.
- Выключить «Кассовые смены» в «Настройки → Модули». Раздел «Кассовые смены» скроется, кассовые пункты чек-листов перестанут показываться, сводки не создаются. Прежние сводки остаются и возвращаются при включении.
- Аннулировать смену. Её цифры выпадают из карточек и отчётов, строка зачёркнута, чек-лист сохраняется. Действие обратимо: «Вернуть смену в учёт».
- Аннулировать движение. Остаток счёта пересчитается, строка останется зачёркнутой, кнопка «Вернуть» всё восстановит.
- Поправить закрытую смену. Понадобится причина; на странице смены появится блок «Смену изменяли после закрытия» со строками «было → стало», а остаток кассы-ящика сдвинется на изменение суммы «на конец».
Частые вопросы
Нужна ли для модуля онлайн-касса?
Нет. Выручку и остаток в ящике вводит сотрудник в чек-листе, а чеки и фискальные отчёты модуль не формирует. Если кассовая система подключена в «Интеграциях», её цифры показываются рядом для сверки, но не заменяют ввод.
Кто что видит?
Сотрудник — только свои поля в чек-листе. Руководитель точки — сводки, счета и движения своих филиалов. Владелец и администратор — всю сеть. Удалять операции и сейфы может только должность с полным доступом к разделу «Наличные».
Почему расхождение есть, а сотрудник говорит, что всё сдал?
Расхождение — это «на конец» минус ожидаемая касса, где ожидаемая = на начало
- наличные + приходы − расходы. Чаще всего забыли записать расход или инкассацию. Откройте смену: строки расходов и приходов видны по отдельности.
Можно ли вести наличные без кассовых смен?
Да. «Учёт наличных» работает сам по себе: вносите и изымайте деньги операциями, переводите в сейф, смотрите отчёты. Без смен касса-ящик просто не получит автоматическую проводку выручки.
Куда попадает выручка закрытой смены?
Касса-ящик филиала выставляется в сумму «на конец» одной проводкой со статьёй «Выручка смены» или «Сверка смены». Повторная сдача или правка смены пересчитывают эту проводку, а не задваивают её. Безнал в ящик не идёт.