Отчёты отвечают на вопрос «куда уходят наличные», журнал — «кто и что делал с
деньгами». Оба открываются со страницы «Учёт наличных» (/cashbox): кнопка
«Отчёты» и пункт «Журнал» в меню «Настройки». Это часть
учёта наличных. Сводку по выручке и расхождениям
смотрите в кассовых сменах.
Что вы видите на экране
Окно «Отчёты»:
- «Тип отчёта»: «Сводка» — приходы, расходы, переводы и изменение остатка; «По статьям» — доли статей; «Динамика» — суммы по времени.
- «Направление»: «Приходы» или «Расходы»; в динамике ещё «Переводы».
- «Период» у динамики: «По дням», «По неделям», «По месяцам».
- Фильтры «Филиал» (если филиалов больше одного), «Сейф», даты «С» и «По»; строка «Быстрый выбор:» с кнопками «Сегодня», «Неделя», «Месяц», «Всё».
- Переключатель «График» / «Список», кнопки «Excel» и «Обновить».
- Сводка — карточки «Приходы», «Расходы», «Переводы» и «Изменение остатка» с числом операций. По статьям — таблица «Статья», «Операций», «Доля», «Сумма». Динамика — «Период» и «Сумма», над ними «Всего расходов: …».
Окно «Журнал»:
- Кнопка «Excel», поиск «Поиск по действию...», список «Все сейфы», даты, «Сбросить» и «Применить».
- Столбцы «Действие», «Кем», «Дата операции», «Записано». Сюда попадают создание и переименование сейфов, пополнения, изъятия, переводы, аннулирования и правки закрытых смен с причиной.
Как получить отчёт по расходам за месяц
В конце месяца владелец кофейни хочет понять, сколько ушло на закупку, а сколько — на хознужды.
На странице «Учёт наличных» нажмите **«Отчёты»**.
Выберите тип **«По статьям»** и направление **«Расходы»**.
Нажмите **«Месяц»** в строке «Быстрый выбор».
Если филиалов больше одного, выберите **«Филиал»** и нажмите **«Обновить»**.
Переключите вид на **«Список»**, чтобы увидеть доли.
Нажмите **«Excel»**, если нужен файл.
Что вы увидите: над отчётом строку «Всего расходов: …», ниже — статьи с числом
операций, долей в процентах и суммой. Файл называется
cash-report-<дата>.xlsx.
Что будет, если…
- Выбрать один сейф или филиал. Переводы разделятся на «Переводы (приход)» и «Переводы (расход)», а «Изменение остатка» совпадёт с движением именно этого счёта.
- Нажать «Всё». Даты очистятся, отчёт посчитается за всю историю.
- Поменять сейф или даты и не нажать «Обновить». Цифры останутся прежними: эти фильтры применяются кнопкой. Тип отчёта, направление и период обновляют отчёт сразу.
- Выгрузить «Excel». Файл повторяет фильтры окна — другой период в него не попадёт.
- Попробовать исправить запись журнала. Нельзя: журнал только читается и выгружается. Аннулирование операции запись не удаляет, а добавляет новую.
- Выключить модуль «Учёт наличных». Оба окна станут недоступны, записи сохранятся — см. модули.
Частые вопросы
Почему «Изменение остатка» не равно «Приходы» минус «Расходы»?
В него входят переводы. По всей организации перевод между своими счетами даёт ноль, и равенство верно. При фильтре по одному счёту ушедший или пришедший перевод меняет его остаток — это и показывает карточка. Сверяйте «Изменение остатка» с «Запасом» на карточке счёта.
Где отчёт по выручке?
В разделе «Смены»: карточки за месяц, таблица по дням и кнопка «Экспорт в Excel». Выручка по дням есть и на главной.
Почему в отчёте «По статьям» нет переводов?
У перевода статья необязательна, поэтому он есть только в «Сводке» и «Динамике».
Что показать проверяющему?
Окно «Журнал» → «Excel»: действие, кто сделал, дата операции и время записи. Это отдельный кассовый журнал — он не зависит от общего журнала изменений, о котором рассказано в статье про персональные данные.
Как посмотреть расходы одного сотрудника?
В отчётах фильтра по человеку нет. Откройте счёт, выберите «Провёл: все» → сотрудника, укажите период, нажмите «Применить» и «Excel» — подробнее в статье про внесения и изъятия.