Что подготовить до первого дня
Онбординг устроен так, что вручную вы делаете один шаг — отправляете приглашение. Всё остальное человек получает от своей должности, поэтому подготовка сводится к трём вещам:
- должность заведена, и права у неё урезаны до нужного минимума;
- обязательные папки регламентов и курсы привязаны к этой должности;
- в тарифе есть свободное место: отправленное приглашение уже занимает место сотрудника. Отключённый сотрудник место держит, а уволенный — освобождает: ушедшего увольте, а не удаляйте.
Шаг 1. Отправьте приглашение
Зачем: пароли, которые заводит и передаёт руководитель, оказываются в чатах и живут там годами. Поэтому логина и пароля сотруднику вы не создаёте — он делает это сам по вашей ссылке.
Ссылка выдаётся на 1, 3 или 6 часов. Это не мелочь: приглашение — это право войти в вашу организацию, и утёкшая ссылка на сутки опаснее, чем неудобство переотправки. Подробно про карточки и статусы — статья про сотрудников.
Откройте «Настройки → Сотрудники» и нажмите «Пригласить».
Укажите должность — из неё человек получит права.
Отметьте филиалы, на которых он будет работать.
Выберите срок жизни ссылки: 1, 3 или 6 часов.
Передайте ссылку человеку любым удобным способом.
Перевыпуск приглашения делает старую ссылку недействительной сразу. Если человек «уже открывал ту первую ссылку» — он больше по ней не войдёт, отправьте новую.
Шаг 2. Что делает сотрудник сам
По ссылке человек указывает свой адрес почты, подтверждает его кодом из письма, вписывает ФИО и задаёт пароль. После этого аккаунт существует, а должность и филиалы подставляются из приглашения — вам не нужно ничего досоздавать.
Если человек уже зарегистрирован в системе (работал в другой организации), регистрация по ссылке ему откажет: такой сотрудник входит в свой аккаунт и принимает приглашение уже оттуда. Что делать, когда вход не получается, разобрано в статье не могу войти.
Шаг 3. Первый день: регламенты и курс
Зачем: первый день — единственный момент, когда человек готов читать правила.
Как только сотрудник появился на должности, ему сами назначаются обязательные папки базы знаний и обязательные курсы обучения — с дедлайном и уведомлением. Вам не нужно раздавать материалы поимённо, достаточно, что они привязаны к должности.
Прогресс виден: сколько материалов прочитано, сдан ли тест, сколько осталось до дедлайна.
Сделайте обязательным минимум — то, без чего человек навредит: касса, гигиена, техника безопасности. Остальное пусть будет доступно, но не обязательно, иначе дедлайны перестанут что-либо значить.
Шаг 4. Первые смены и чек-листы
В первый рабочий день человек открывает смену в своём кабинете и получает чек-листы, назначенные его должности расписанием. Если новичок работает в паре с наставником, удобнее, чтобы смену открывал наставник, а новичок проходил чек-лист рядом — так он видит, какие пункты требуют фото и что считается нормой.
Когда человек выходит за другого или уходит раньше, смена не бросается открытой: как это оформить, описано в статье про подмены.