Аренду платят 5-го, воду заказывают по средам, счётчики снимают в конце месяца. Пока точка одна и хозяин на месте, всё держится в голове; со второй точкой что-то обязательно забывается. Напоминание — повторяющееся сообщение «не забудь» с текстом, адресатом и расписанием. Система сама присылает его в срок.
Из чего состоит:
- Создать напоминание и периодичность — страница «Напоминания» в кабинете организации: текст, расписание, получатель, кнопка «Отправить сейчас».
- Как сотрудник получает и закрывает напоминание — страница «Напоминания» в кабинете сотрудника, колокольчик, письмо и мессенджер.
Как это работает
Напоминание — самый простой из трёх похожих инструментов:
- напоминание — сигнал без результата: пришло, прочитали, сделали;
- задача — поручение с исполнителем, сроком и исходом «Решена»;
- расписание — регулярная выдача чек-листа или задачи со следом в отчётах.
У напоминания три части. Название и Текст напоминания — то, что человек прочитает. Расписание — каждый день, каждую неделю, каждый месяц или Cron (правило из пяти полей для нестандартных случаев). Кому отправлять — один сотрудник, должность или филиал; должность и филиал означают «каждый действующий сотрудник этой группы».
Раз в минуту система проверяет, у каких напоминаний наступил срок, и рассылает их. Каждому получателю приходит запись в колокольчик и на страницу «Напоминания» его кабинета — всегда. Письмо и сообщение в Telegram или MAX — только если во вкладке «Уведомления» должности получателя включены эти каналы у строки «Напоминания». Руководитель видит в карточке «Следующий запуск: …» и «Запусков: N».
Отчёта о выполнении у напоминания нет: система не знает, сделали ли дело. Если нужен исход — ставьте задачу, если нужна запись показаний — заведите журнал.
С чего начать
Первое напоминание заводится за минуту — и сразу проверяется кнопкой.
Откройте «Напоминания» и нажмите **«Создать напоминание»**.
Впишите **Название** так, как его прочитают: «Инвентаризация».
В блоке **Расписание** выберите вид и время.
В блоке **Кому отправлять** выберите сотрудника, должность или филиал.
Нажмите **«Сохранить»** и проверьте «Следующий запуск» в карточке.
Нажмите **«Отправить сейчас»** — убедитесь, что адресат получил.
Как это используют
Кофейня с тремя точками. Владелец заводит «Оплата аренды» на 5-е число в 10:00 для себя и «Заказ воды» по средам в 09:00 для должности «Бариста». Бариста каждой точки получает сообщение в начале смены, а владелец — одно напоминание в месяц.
Магазин с одним залом. Поверка весов раз в год — редкое дело, которое забывают всегда. Напоминание «Поверка весов» для должности «Продавец» через Cron «0 9 1 10 *» приходит 1 октября в 09:00. Дату следующей поверки удобно держать в карточке оборудования.
Сеть с управляющими. Управляющий одной точки заводит напоминания только своему филиалу или сотрудникам своей точки. Напоминание на должность — всей сети сразу — создают владелец и администратор.
Что будет, если…
- Нажать «Отключить». Напоминание останется в списке с пометкой «Отключено» и перестанет приходить. «Включить» возвращает его, срок пересчитывается от текущего момента.
- Удалить напоминание. Оно пропадёт из списка. Уже доставленные сообщения у получателей останутся.
- Нажать «Отправить сейчас». Напоминание уйдёт немедленно, система сообщит число получателей. Расписание не сдвинется.
- Указать число 31 при месячном расписании. В коротком месяце напоминание придёт в последний день.
- Пять раз подряд не удастся отправить. Напоминание выключится само, а его автор получит уведомление «Напоминание «…» выключено: 5 раз подряд его не удалось отправить. Проверьте получателя и включите снова».
Частые вопросы
По какому времени приходит напоминание?
Время считается по часовому поясу филиала-получателя. Если получатель — сотрудник или должность, берётся часовой пояс организации.
Почему напоминание не пришло в мессенджер?
Колокольчик и страница «Напоминания» приходят всегда, а письмо и мессенджер — по настройкам должности: строка «Мои напоминания» во вкладке «Уведомления». Сотрудник должен подключить бота в настройках профиля — см. уведомления.
Напоминание пришло с опозданием?
Нет: если планировщик простаивал больше 30 минут, пропущенный срок не досылается, а переносится на следующий. «Открой смену в 09:00», пришедшее в 14:00, хуже пропущенного.
Можно ли напомнить чаще, чем раз в день?
Да, через Cron: «0 9,18 * * *» — в 09:00 и 18:00. Чаще одного раза в 15 минут система не принимает.
Нужен отчёт о выполнении — что выбрать?
Напоминание не знает, сделали ли дело. Нужен исход — ставьте задачу; нужна запись температуры или показаний — заведите журнал.