Инструкция по мойке кофемашины живёт в чате, стандарт обслуживания — в чьём-то телефоне, а договор с поставщиком — в почте управляющего. Новый сотрудник получает всё это пересказом, а на проверке выясняется, что документ никто не читал. База знаний — внутренняя библиотека: папки с файлами, которые видны нужным людям и по которым можно получить подпись «прочитал и согласен».
Из чего состоит:
- Папки и доступ — разложить документы по полкам и показать каждую нужным филиалам, должностям или людям.
- Материалы: загрузить, обновить, найти — какие файлы принимаются, что происходит с Word и видео, как заменить редакцию и найти слово внутри документа.
- Ознакомление: кто прочитал регламент — обязательное чтение со сроком, подпись сотрудника и отчёт руководителя.
- Файлы и витрина медиа — сколько места занимают файлы организации, фото со смен, корзина и автоочистка.
- Объявления — короткий текст для точек и должностей со сроком, «Прочитал(а)» в приложении или в Telegram и MAX, свод «открыли / прочитали».
Как это работает
Папка — полка. Корневые папки видны на главной странице раздела, внутри них — вложенные папки и материалы. Материал — один файл с названием: PDF, фото, видео, таблица или офисный документ, который система сама переводит в PDF. Файлы открываются прямо в системе, скачивать их не нужно.
Кто что видит, решает корневая папка: филиалы, должности и отдельные сотрудники. Вложенные папки наследуют это правило. Владелец и администратор видят все папки.
Обязательное чтение назначается папке для должностей. Тогда у материалов появляется пометка «не прочитано», сотрудник получает уведомление и срок, а под документом — галочка «Прочитал(а) и согласен(на)» и кнопка «Подтвердить ознакомление». Подписать нельзя, не долистав PDF до конца или не досмотрев ролик.
Сотрудник видит папки своего филиала и должности, свой долг на странице «Незавершённые» и чип «Нужно ознакомиться» на главной. Руководитель с правом «База знаний — управление» видит все папки, создаёт их, загружает файлы и открывает отчёт «кто подписал, а кто нет» с выгрузкой в Excel.
С чего начать
Первая неделя: три папки, два обязательных регламента и проверка, что их подписали.
Откройте «База знаний» и нажмите **«Новая папка»**.
Задайте **Название** и в блоке «Кому видна папка» укажите филиалы и должности.
Если документы обязательны, заполните блок «Обязательно для прочтения» и **Дней на прохождение**.
Войдите в папку и нажмите **«Загрузить файл»** — можно несколько файлов сразу.
Проверьте, что Word и Excel стали PDF и открываются по нажатию.
Через неделю откройте **«Отчёт по ознакомлению»** и напомните тем, кто не подписал.
Детали каждого шага — в подпунктах: шаги 1–2 разобраны в «Папках и доступе», 4–5 — в «Материалах», 3 и 6 — в «Ознакомлении».
Как это используют
Кофейня с тремя точками. Владелец завёл корневые папки «Стандарты», «Оборудование» и «Документы». «Стандарты» видны всем и обязательны для бариста с 14 днями на прочтение. «Документы» — только управляющим. Новый бариста в первый день получает уведомление и подписывает три регламента; управляющий видит это в отчёте, а не спрашивает «читал?». Похожий порядок запуска — в кейсе онбординг нового сотрудника.
Сеть магазинов. Правила выкладки лежат в папке с запретом скачивания: продавцы читают их на планшете у кассы, но файл не уходит конкурентам. Когда правила меняются, администратор заменяет файл с пометкой «Существенное изменение» — и все продавцы подписывают новую редакцию. Так держат единый стандарт для всей сети.
Сервисная компания. Инженерам нужны паспорта оборудования с объектов клиентов. Папку «Паспорта» ограничили должностью «Инженер», а бухгалтеру дали доступ лично через «Отдельные сотрудники». Поиск по слову внутри PDF находит нужный паспорт по серийному номеру.
Удаление папки и материала необратимо: корзины у базы знаний нет. Если документ может понадобиться проверяющему, не удаляйте его — переместите в папку, видимую только вам.
Что будет, если…
- Удалить папку — она удаляется вместе с вложенными папками и файлами; система попросит подтверждение. Вернуть нельзя.
- Удалить материал — файл удаляется безвозвратно, кнопки «Вернуть» нет.
- Заменить файл с пометкой «Существенное изменение» — всем, кому документ обязателен, придётся подписать его заново; прежние подписи сохраняются как история.
- Включить «Запретить скачивание материалов» — читать можно, скачивать нет (кроме владельца). Выключение возвращает кнопку «Скачать» сразу.
- Убрать должность из обязательных — долги и бейджи у сотрудников исчезнут, сделанные подписи останутся.
Частые вопросы
Чем база знаний отличается от обучения?
База знаний отвечает на вопрос «где прочитать» и фиксирует подпись «прочитал и согласен». Обучение проверяет, что человек понял: там тест, проходной балл и попытки. Частый порядок: регламент лежит в базе знаний, курс по нему — в обучении.
Можно ли написать текст прямо в системе, без файла?
Материал — всегда файл. Наберите текст в Word и загрузите: система переведёт его в PDF, и он откроется прямо в системе. Короткую новость для точек без файла публикуют объявлением.
Почему сотрудник не видит папку?
Папка ограничена филиалом или должностью, которых нет в карточке сотрудника. Проверьте его должность и филиалы или добавьте человека в «Отдельные сотрудники» папки.
Сколько файлов можно загрузить?
Ограничение одно — место на тарифе; размер одного файла — до 50 МБ. Занятое место видно на странице «Файлы» в настройках: у базы знаний там своя категория.
Что считается ознакомлением?
Только подпись текущей редакции: сотрудник долистал документ, поставил галочку и нажал «Подтвердить ознакомление». Открытие файла подписью не считается и в отчёте показывается отдельно.