Страница «Файлы» (меню «Настройки» → «Файлы») показывает все файлы организации — от материалов базы знаний до фото из чек-листов — и сколько места они занимают на тарифе. Здесь же витрина фото и видео, которые сотрудники снимали на сменах. Владелец и администратор видят всё; руководитель с правом «Отчёты — просмотр» — только витрину по своим филиалам.
Что вы видите на экране
Переключатель вверху: «Фото и видео» и «Все файлы и место».
Вкладка «Фото и видео»:
- Ряд «Что показать»: «Прохождения» — снимки из пройденных чек-листов, «Эталоны» — образцы к пунктам чек-листов, «Задачи и проблемы» — фото из задач и сообщений с мест. У каждого — число снимков.
- Фильтры: чипы филиалов, Месяц («За всё время»), Чек-лист («Все чек-листы»), Тип файла — «Только фото» или «Только видео». У эталонов филиала и месяца нет.
- Плитка миниатюр. Нажатие открывает просмотр: филиал, дата, автор, размер и ссылка «открыть прохождение». Ниже — «По данным устройства»: дата и модель камеры, если снимок их содержит.
Вкладка «Все файлы и место»:
- Сводка: «2,3 ГБ из 10 ГБ · 23%», число файлов и название тарифа. Полоса занятости по категориям: «Фото в пройденных чек-листах», «Фото с мест», «Фото задач», «Эталонные фото пунктов», «База знаний», «Обучения», «Фото оборудования», «Планы залов», «Аватары и фото сотрудников», «Логотипы», «Прочее». Нажатие на сегмент фильтрует список ниже.
- Кнопки «Освободить место», «Автоочистка», «Корзина».
- Предупреждение, когда занято больше 75%, и красное — больше 90%.
- Список файлов: к чему относится файл, дата и имя, размер. Сортировка «Тяжёлые», «Новые», «Старые»; фильтр «Все категории». У файла либо кнопка удаления, либо пометка «удаляется с объектом».
Как освободить место
Пример: тариф заполнен на 80%, а фото прошлогодних прогонов уже никому не нужны.
Откройте вкладку **«Все файлы и место»** и нажмите **«Освободить место»**.
Выберите критерий: «Фото прогонов старше 6 месяцев», «Фото прогонов старше года», «Фото проблем старше 3 месяцев» или «Всё событийное старше года».
Нажмите **«Очистить»**.
Прочитайте, сколько файлов и места освободится, и нажмите **«В корзину»**.
Что вы увидите: сообщение «В корзину уходят N файлов на X — место освободится в течение нескольких минут». Файлы 30 дней лежат в «Корзине», откуда их возвращает кнопка «Вернуть». При объёме больше 1 ГБ или больше 100 файлов подтверждение ждёт 5 секунд вместо 3.
Как настроить автоочистку
Пример: политика компании — хранить фото со смен один год, и делать это руками каждый месяц никто не хочет.
Автоочистка удаляет фото из чек-листов, сообщений с мест, задач и селфи смен без вашего участия — через корзину, но по расписанию. Перед сокращением срока убедитесь, что спорные смены разобраны.
Нажмите **«Автоочистка»**.
У нужной категории выберите срок: «1 месяц», «6 месяцев», «1 год» или «3 года».
Прочитайте, сколько файлов подпадает под новый срок, и подтвердите.
Что вы увидите: увеличение срока действует сразу. Сокращение — через 7 дней; до этого рядом стоит «Новый срок начнёт действовать …», и его можно вернуть, ничего не потеряв. Менять срок может только владелец организации.
Что будет, если…
- Удалить файл из списка — он уйдёт в корзину, место освободится сразу, вернуть можно 30 дней. Потом файл стирается окончательно.
- Попробовать удалить материал базы знаний, эталон или логотип — здесь нельзя: у них пометка «удаляется с объектом». Удаляйте их там, где они живут, например в материалах базы знаний.
- Запустить массовую очистку — файлы моложе месяца она не трогает; точечное удаление таким порогом не ограничено.
- Место закончилось — новые загрузки отклоняются, а страница «Файлы» остаётся доступной, чтобы убрать лишнее или включить автоочистку. Сколько места даёт тариф — в статье о тарифах и лимитах.
- Вернуть файл из корзины, когда место исчерпано — система откажет: возврат добавляет занятое место.
- Фото удалено автоочисткой — прохождение чек-листа остаётся с отметкой «фото удалено по политике хранения», ответы не пропадают.
Частые вопросы
Почему база знаний не удаляется автоматически?
Регламенты, эталоны, материалы курсов, аватары, логотипы и планы залов — библиотечные файлы: они живут, пока жив их объект. Автоочистка касается только событийных файлов — снимков со смен.
Куда делись фото из старого чек-листа?
Скорее всего, сработала автоочистка по сроку категории «Фото в пройденных чек-листах» либо файл удалили вручную. Проверьте «Корзину»: 30 дней файл можно вернуть.
Зачем ограничивать срок хранения?
Фото со смен — персональные данные сотрудников, и политика их обработки обещает хранить такие данные не дольше 3 лет. Поэтому потолок автоочистки — 3 года, а сокращать срок может только владелец как оператор данных. Подробнее — в статье о персональных данных.
Что такое «Эталоны»?
Образцовые фото к пунктам чек-листов: как должна выглядеть витрина или рабочее место. Они принадлежат пункту, а не смене, поэтому у них нет филиала и месяца.
Почему управляющий видит только витрину?
Место, автоочистка и корзина — решения владельца и администратора. Руководитель с правом на отчёты видит фото и видео только своих филиалов, без кнопок удаления.