Ознакомление — часть базы знаний, которая заменяет подпись на бумажном листе. Вы помечаете папку обязательной для должностей, сотрудник открывает документ, дочитывает до конца и нажимает «Подтвердить ознакомление». Сотрудник видит свой долг на странице «Незавершённые материалы» (адрес /knowledge-base/pending), руководитель — на странице «Ознакомление с обязательными материалами» (адрес /knowledge-base/report).
Что вы видите на экране
Сотрудник:
- На главной своего кабинета — чип «Нужно ознакомиться: 3 документа». Срок прошёл — «Просрочено ознакомление». Долга нет — чипа нет.
- Кнопка «Незавершённые» рядом с поиском и страница «Незавершённые материалы»: карточка папки со сроком («до 15 июня (5 дн.)», «Завтра», «Просрочено: …» или «без дедлайна»), полоса «3 / 10 прочитано» и список документов с кнопкой «Открыть».
- В окне просмотра внизу — галочка «Прочитал(а) и согласен(на)», подсказка «Пролистайте документ до конца — осталось 4 страницы» или «Досмотрите запись до конца» и кнопка «Подтвердить ознакомление». После подписи — «Вы ознакомились» с датой.
Руководитель:
- Кнопка «Отчёт по ознакомлению» на главной странице базы знаний — у того, кто имеет право «База знаний — управление».
- Страница «Ознакомление с обязательными материалами»: чипы филиалов, «Поиск по имени сотрудника», фильтры Папка, Должность и Статус — «Все», «Есть неподписанные», «Просрочено», «Всё подписано».
- Строка таблицы — сотрудник и обязательная папка: колонка «Подписано» («3 из 5 · просрочено») и «Срок». Нажатие на имя раскрывает документы: «подписано 12.10», «не подписано · до 20.10», «просрочено с 01.10».
- «Выгрузить в Excel» — файл с теми же фильтрами, что на экране: сотрудник, должность, филиал, документ, дата подписи.
Как назначить обязательное чтение
Пример: регламент кассовой дисциплины должны подписать все кассиры за две недели.
На корневой папке нажмите **«⋮»** → **«Изменить»**.
В блоке «Обязательно для прочтения» выберите **Должности, для которых материалы обязательны**.
Укажите **Дней на прохождение** — например, 14. Пусто — без срока.
Нажмите **«Сохранить»**.
Что вы увидите: на карточке папки появится бейдж «Обязательно». Сотрудники этих должностей получат уведомление «База знаний: нужно ознакомиться — «Название». Срок: до 7 ноября 2026.» со ссылкой на «Незавершённые». Папка станет им видна, даже если в поле Должности их не было.
Срок считается с момента назначения. Для новичка, принятого позже, — с даты его приёма: у него будут те же 14 дней, а не остаток чужого срока.
Как подписать документ
Для сотрудника: уведомление пришло, в «Незавершённых» появился регламент.
Откройте **«Незавершённые»** и нажмите **«Открыть»** у документа.
Пролистайте PDF до последней страницы. Видео и аудио досмотрите до конца.
Поставьте галочку **«Прочитал(а) и согласен(на)»**.
Нажмите **«Подтвердить ознакомление»**.
Что вы увидите: внизу окна — «Вы ознакомились» с датой, в списке — пометка «ознакомлен», счётчик «Незавершённых» уменьшится на один.
Что будет, если…
- Открыть документ, но не подписать — в отчёте он останется «не подписано». Открытие считается отдельно («Открывали»), подпись — отдельно.
- Нажать «Подтвердить ознакомление», не дочитав — кнопка неактивна, пока видна подсказка «осталось N страниц».
- Руководитель заменил файл с пометкой «Существенное изменение» — у всех появится пометка «обновлён», при открытии — «Документ обновлён. Вы подписывали прошлую редакцию … — ознакомьтесь с новой» и текст «Что изменилось». Срок считается заново от даты замены. Прежняя подпись хранится в журнале. Как заменить файл — в статье о материалах.
- Документ заменили, пока сотрудник его читал — при подписи он увидит «Материал обновился, пока вы его читали» и откроет документ заново.
- Файл ещё «готовится» или «не открывается» — он не считается долгом, срок по нему не идёт; на странице «Незавершённые» об этом отдельная строка.
- Убрать должность из обязательных — бейджи и долги у сотрудников исчезнут, сделанные подписи останутся в журнале.
- Очистить «Дней на прохождение» — срок станет бессрочным, просрочки исчезнут.
Частые вопросы
Почему сотрудник не видит «Незавершённые», хотя папка обязательна для его должности?
Проверьте, что в карточке сотрудника стоит именно эта должность и что папка не ограничена другим филиалом: обязательность открывает папку по должности, но правило филиала остаётся. Разбор причин — в статье о папках и доступе.
Приходят ли напоминания о сроке?
Уведомление в системе приходит один раз — при назначении, вместе со сроком. Отдельных напоминаний перед сроком нет: о просрочке сотрудник узнаёт из чипа на главной и из «Незавершённых», руководитель — из отчёта с фильтром «Просрочено». Каналы уведомлений описаны в статье об уведомлениях.
Что показать проверяющему?
Выгрузку по кнопке «Выгрузить в Excel» со страницы отчёта: в ней подпись текущей редакции каждого документа с датой. Факт открытия файла в неё не входит — считается только подпись.
Как проверить, что сотрудник понял документ?
Ознакомление фиксирует подпись, а не знание. Нужен тест с проходным баллом — заведите урок в обучении и дайте его той же должности.
Как выдать регламенты новичку?
Сделайте папку обязательной для его должности с коротким сроком — новичок получит уведомление в день приёма. Полный сценарий — в кейсе об онбординге сотрудника.