Папка — это полка базы знаний. На корневой папке вы решаете, кто её видит: сотрудники филиала «Центр», все бармены или один конкретный человек. Вложенные папки правило наследуют — настраивать их отдельно не нужно. Страница «База знаний» показывает корневые папки, внутри папки — вложенные папки и материалы.
Что вы видите на экране
На странице «База знаний»:
- «Новая папка» — создать корневую папку или вложенную, если вы уже внутри папки.
- «Отчёт по ознакомлению» — кто подписал обязательные документы. Подробно — в статье об ознакомлении.
- Чипы филиалов — показать только папки, видимые выбранному филиалу. Появляются, если филиалов больше одного и у вас есть право управлять базой.
- «Поиск по материалам» и кнопка «Незавершённые» со счётчиком непрочитанного.
- Карточка папки: цветной значок, название, «3 папки · 12 файлов». У обязательной папки — бейдж «Обязательно», полоса «3 / 10 прочитано» и срок «до 15 окт». Замок означает запрет скачивания.
- Меню «⋮» на карточке — «Изменить» и «Удалить». Его видит тот, у кого есть право «База знаний — управление».
Внутри папки добавляются крошки пути наверх, кнопка «Загрузить файл» и список «Материалы» — о них в статье про материалы.
Окно «Новая папка»:
| Поле | Что делает |
|---|---|
| Название | До 120 знаков. Два одинаковых названия на одном уровне не сохранятся. |
| Цвет | Цвет значка папки в списке. |
| Запретить скачивание материалов | Сотрудники читают в системе, кнопки «Скачать» у них нет. |
| Филиалы, Должности, Отдельные сотрудники | Кому видна папка. Есть только у корневой папки. |
| Должности, для которых материалы обязательны и Дней на прохождение | Обязательное чтение и срок от 1 до 365 дней. |
Как создать папку и ограничить доступ
Пример: регламент закупок нужен управляющим трёх точек, а бариста его видеть не должны.
Откройте «База знаний» и нажмите **«Новая папка»**.
Введите **Название** и выберите **Цвет**.
В блоке «Кому видна папка» выберите **Филиалы**. Пусто — все филиалы.
Выберите **Должности**. Пусто — все должности.
Нужен доступ одному человеку — добавьте его в **Отдельные сотрудники**.
Нажмите **«Сохранить»**.
Что вы увидите: папка появится в списке. Сотрудник увидит её, если совпадают его филиал и должность, или если он перечислен лично. Владелец и администратор видят все папки без ограничений.
Разные правила доступа — разные корневые папки. Вложенная папка не умеет быть «секретнее» родителя: она наследует его видимость.
Что будет, если…
- Оставить все три поля пустыми — папку увидят все сотрудники организации.
- Указать филиалы и должности — сотрудник увидит папку, только если совпадают и филиал, и должность. Сотруднику без должности такая папка невидима.
- Добавить человека в «Отдельные сотрудники» — он увидит папку независимо от филиала и должности. Так дают доступ одному человеку мимо общих правил.
- Включить «Запретить скачивание материалов» — сотрудники читают в системе, скачивает только владелец организации. Запрет действует на все вложенные папки; снять его можно в любой момент.
- Удалить папку — система предупредит: «Все вложенные файлы и подпапки будут удалены безвозвратно». Кнопки «Вернуть» для папок нет. Если материалы ещё нужны, сначала перенесите их в другую папку.
- Переименовать папку — ссылки и видимость не меняются. Название должно быть уникальным на своём уровне, иначе система ответит «Папка с таким именем уже существует на этом уровне».
Частые вопросы
Почему сотрудник не видит папку?
Проверьте три вещи. Папка ограничена филиалом — сотрудник должен быть привязан к этому филиалу. Папка ограничена должностью — в карточке сотрудника должна стоять эта должность. Иначе добавьте его в Отдельные сотрудники. Общий разбор таких случаев — в статье почему сотрудник не видит данные.
Можно ли настроить видимость вложенной папке?
Нет. Видимость задаётся на корневой папке, вложенные её наследуют. Нужны разные правила — заведите две корневые папки.
Как перенести материал в другую папку?
В строке материала откройте «⋮» → «Переместить», выберите папку в дереве и нажмите «Переместить». Папку целиком перенести нельзя: создайте новую и перенесите материалы по одному.
Почему у меня нет кнопки «Новая папка»?
Кнопку видит тот, у кого в должности включено право «База знаний — управление», и только в кабинете организации. В кабинете сотрудника даже владелец — читатель.
Что означает замок на папке?
В ней запрещено скачивание: читать можно, сохранить файл на телефон или компьютер — нет. Исключение — владелец организации.