Журнал температур висит на стене у холодильника, и каждый вечер кто-то вписывает цифры. К проверке выясняется, что три страницы заполнены одной ручкой за один вечер — и это видно. Журнал в системе устроен как бумажный: строки, дни, замеры. Но при включённом запрете запись задним числом не сделать, значение вне нормы просит объяснения, а месяц собирается в таблицу сам и выгружается в Excel.
Из чего состоит модуль:
- Вести журнал — внести запись со смены, читать ленту и сетку по дням, исправить ошибку с отметкой.
- Настроить журнал — создать из шаблона или с нуля, задать колонки, норму, строки-холодильники или персонал, права видимости.
- Выгрузка, печать и закрытие месяца — Excel и PDF для проверяющего, настройка вида листа, закрытие месяца и открытие с причиной.
Как это работает
- Журнал — таблица записей одной точки за месяц. Колонки — его пункты: температура, количество, отметка. Запись — одна строка, внесённая сотрудником со смены.
- Строки журнала — что идёт по вертикали: «Без строк» (запись равна строке), «Объекты» (холодильники, каждый со своей нормой) или «Персонал филиала» (строка на сотрудника). Одна запись заполняет все строки сразу.
- Норма — границы «Тревога: ниже» и «Тревога: выше». Значение вне нормы сохраняется, но требует комментарий «что сделали».
- Закрытие месяца — замок: записи больше не добавляются и не правятся. Открыть обратно можно только с причиной.
Сотрудник видит журналы своей должности и филиала, нажимает «Добавить запись» и вносит значения — форма та же, что у чек-листа, и так же работает без интернета. Руководитель читает месяц лентой или сеткой, исправляет записи с отметкой, закрывает месяц и выгружает его. Технически журнал — это чек-лист особого вида: тариф считает их вместе, см. лимиты тарифов.
С чего начать
Для кафе достаточно пяти журналов из библиотеки — они помечены «Обязательный».
Откройте «Журналы» и нажмите **«Из шаблона»**.
Выберите тип заведения и нажмите **«Скопировать»**.
В редакторе проверьте колонки и задайте норму у температуры.
На вкладке «Настройки» выберите **«Филиалы»** и строки журнала.
Отметьте **«Активен»** и нажмите **«Выдать сотрудникам»**.
Через неделю откройте журнал и переключите вид на **«Сетка по дням»**.
Каждый шаг разобран в статьях о настройке и ведении журнала, ссылки на них выше.
Как это используют
Кофейня: температура холодильников. Журнал со строками «Объекты»: витрина +2…+6, морозильник −18…−12, замеры «Утро» и «Вечер». Бариста вносит одну запись дважды в день. Значение +8 на витрине становится красным, и бариста пишет «перенесли молоко, вызвали мастера». Управляющий видит это утром в ленте.
Ресторан: гигиенический журнал. Строки — «Персонал филиала» с должностями «Повар» и «Официант». Су-шеф отмечает каждого перед сменой, отсутствующих — «не осмотрен». Первого числа он нажимает «Закрыть месяц» и печатает PDF с подписью ответственного для проверяющего.
Магазин: приёмка. Журнал «Без строк»: поставщик, что принято, температура в машине. Поставщик подставляется из прошлой записи, время записи ставит сервер. Расписание «внести до 12:00» напоминает, а пропуск уходит уведомлением товароведу — как и любое напоминание о регулярном деле.
Что будет, если…
- Снять галочку «Активен». Журнал пропадёт у сотрудников, у руководителей останется с пилюлей «Отключён». Записи целы; галочка обратно — всё вернётся.
- Удалить журнал. Он уйдёт во вкладку «Удалённые» вместе с записями и вернётся кнопкой «Восстановить».
- Закрыть месяц. Записи месяца перестанут добавляться и правиться. Открыть можно только с причиной, она попадёт в журнал безопасности.
- Изменить колонки у выданного журнала. Сотрудники увидят новую форму после повторного «Выдать сотрудникам»; старые записи хранят свои значения.
- Добавить расписание «внести до». Придёт напоминание, пропуск отметится «не внесено». Сам журнал оно не запирает — запись можно внести позже. Как устроены окна, описано в статье о расписаниях.
Частые вопросы
Чем журнал отличается от чек-листа?
Чек-лист проходят целиком и оценивают в процентах — сдал или провалил. Журнал — записи за месяц, общие для точки: оценки, порога и лимита времени у него нет, а смотрят его таблицей. Записи журнала не попадают в «Пройденные чек-листы».
Можно ли исправить ошибку в записи?
Да, если правило журнала разрешает: автор — в течение 24 часов, руководитель — всегда, либо только руководитель. Исправление остаётся с отметкой «исправлено», автором и причиной — и в журнале, и в выгрузке. В строгом режиме записи не исправляются, ошибку поясняют новой записью.
Почему сотрудник не видит журнал?
Проверьте в редакторе филиалы и должность журнала, галочку «Активен» и пилюлю выдачи: «Не выдан» значит, что «Выдать сотрудникам» ещё не нажимали. Выключенный журнал видят только руководители.
Можно ли вести один журнал на несколько точек?
Да, выберите несколько филиалов. Каждая запись ляжет в журнал своего филиала, сетка по дням строится по одной точке, а месяц закрывается по филиалу или сразу по всему журналу.
Нужны ли журналам отдельные права?
Нет, новых прав нет. Видит журнал тот, кому он назначен по должности и филиалу; все записи и выгрузку видит право на отчёты; чужие записи исправляет право на разбор прохождений — у управляющего оно есть.