Раздел «Журналы» есть и у сотрудника, и у руководителя — адрес один, «/journals». Карточка открывает журнал: таблицу записей за месяц. Это часть журналов учёта: запись вносят со смены, а читают потом — за месяц целиком.
Что вы видите на экране
Список «Журналы»: карточки с названием, филиалами и правилом видимости — «Все сотрудники филиала» или «Только свои записи». Выключенный журнал отмечен пилюлей «Отключён». У руководителя сверху — поиск «Поиск по журналам», вкладки «Журналы» и «Удалённые», фильтр по филиалам и кнопки «Из шаблона», «Создать журнал».
Страница журнала:
- Месяц — стрелками в заголовке; записи режутся по календарю филиала.
- Кнопки «К журналам», «Скачать Excel», «Печать (PDF)», меню «Журнал» и «Добавить запись». Выгрузка и меню есть только у руководителя.
- Строка о правиле исправлений, например «Опечатку исправляет тот, кто вносил».
- Переключатель «Лента» / «Сетка по дням» и кнопка «Закрыть месяц».
- Лента: колонки «Когда», «Сотрудник», «Филиал» (если их несколько), «Строка» — у журнала с холодильниками или персоналом, дальше по колонке на каждый пункт. Красная клетка — значение вне нормы, под ним комментарий «что сделали». Подписи «исправлено · Иванова» и «месяц закрыт» стоят в первой колонке. Карандаш «Исправить» — справа.
- Сетка по дням: строки × дни месяца × замеры, как на бумаге. «+1» — в клетке есть ещё запись, «–» — строку отметили «не осмотрен».
Как внести запись
Вечером повар записывает температуру трёх холодильников — одной записью, а не тремя.
Откройте «Журналы» и нажмите карточку журнала.
Нажмите **«Добавить запись»**.
Если филиалов несколько, выберите филиал записи.
Заполните поля; у журнала со строками — каждую строку.
Кого нет на месте, отметьте **«Не осмотрен»**; **«Всем»** заполнит пустые строки.
Значение вне нормы — впишите в поле **«Что сделали»**.
Нажмите **«Внести запись»**.
Что вы увидите: «Запись внесена», возврат в журнал и новая строка в «Ленте». Форма записи — тот же экран, что у чек-листа, поэтому без интернета она работает так же: запись сохранится на устройстве и уйдёт, когда появится связь. Подробности — в статье о кабинете сотрудника.
Кто какие записи видит
- Журнал видит тот, чья должность и филиал указаны в его настройках. Пустая должность — все сотрудники филиала. Выключенный журнал видят только руководители.
- Записи коллег видны при правиле «Все сотрудники филиала» — как бумажный журнал на стене. При правиле «Только свои записи» сотрудник видит своё, а руководитель — всё.
- Руководитель — тот, у кого есть право просматривать отчёты: он видит все записи своих филиалов и может выгружать месяц. Чужой филиал закрыт даже ему, если он там не работает; владельцу и администратору открыто всё.
- Исправлять чужие записи может право на разбор прохождений — у управляющего оно есть, у линейных должностей нет. Автор правит свою запись 24 часа, если журнал это разрешает. Правила задаются при настройке журнала.
Что будет, если…
- Внести значение вне нормы. Запись сохранится, клетка станет красной, а форма попросит «Значение вне нормы — напишите, что сделали.» Без комментария запись не уйдёт.
- Нажать «Исправить». Откроется окно «Исправить запись» с полями и строкой «Причина исправления». Старое значение не пропадает: в ленте появится «исправлено · ваше имя», в выгрузке — отметка. Если запись только что поправил другой человек, окно закроется со словами «Запись изменилась» и покажет свежую.
- Месяц закрыт. Над таблицей появится «Текущий месяц закрыт — новые записи не принимаются. Чтобы внести запись, руководитель откроет месяц.» Кнопка «Добавить запись» недоступна, карандашей нет.
- Пропустить срок «внести до». Над журналом загорится «Запись до 10:00 не внесена», а должности из расписания получат уведомление. Сам журнал при этом открыт: запись можно внести позже.
- Нажать «Как в прошлой записи». Пустые поля заполнятся как в прошлый раз, кроме даты, подписи и фото. Поля с галочкой «Подставлять прошлое значение» подставляются сами.
Частые вопросы
Почему я не вижу записи коллег?
У журнала стоит правило «Только свои записи». Это настройка «Кто видит записи» в редакторе журнала — её меняет руководитель.
Почему у записи нет карандаша «Исправить»?
Либо прошло больше 24 часов с момента записи, либо журнал исправляет только руководитель, либо исправления запрещены вовсе — тогда ошибку исправляют новой записью с пояснением. Третья причина — месяц закрыт.
Можно ли внести запись за вчера?
Нет, если в журнале включён «Запрет заполнения задним числом»: время ставится по серверным часам в момент нажатия «Внести запись». Так проверяющий видит, что журнал вели каждый день, а не заполнили за вечер.
Что показывает «+1» в сетке по дням?
В эту клетку легло больше одной записи за день и замер. В сетке стоит последняя, полная история — в «Ленте».
Почему в ленте написано про 2000 записей?
Лента показывает последние 2000 записей месяца. Полный месяц без обрезки — в выгрузке Excel.