Журнал настраивается в том же редакторе, что и чек-лист, — только с типом «Журнал». Сюда ведут кнопки «Создать журнал» и «Из шаблона» на странице «Журналы», карточка «Журнал» на странице «/editor» и пункт «Настроить журнал» в меню «Журнал» на странице уже готового журнала. Это часть журналов учёта.
Что вы видите на экране
Новый журнал открывается с подзаголовком «Добавьте колонки журнала — что сотрудник вносит при каждой записи». Шапка та же, что у редактора: поле «Название журнала», пилюли состояния и «Активен», кнопки «К списку» или «К журналу», «Шаблоны», «Дубль.», «Сохр. Черновик» и «Выдать сотрудникам» с подсказкой «Сотрудники будут вносить записи по этой версии».
Вкладка «Структура» — раздел «Запись» и кнопка «Добавить пункт». Пункт журнала — это колонка таблицы. Доступные типы: «Текст», «Строка», «Число», «Температура», «Дата/время», «Да / Нет», «Чек-бокс», «ФИО», «Подпись», «Фото», «Инструкция». У числа и температуры — «Единицы», «Тревога: ниже» и «Тревога: выше»: это норма. У повторяющихся полей — флажок «Подставлять прошлое значение». Лимита времени и проходного порога у журнала нет.
Вкладка «Настройки»:
- «Филиалы» — обязательно; «Должность» — кто ведёт журнал, пусто — все сотрудники филиала; «Активен»; «Описание»; «Иконка».
- «Строки журнала»: «Без строк» — запись равна одной строке (уборка, приёмка); «Объекты» — холодильники, камеры, лампы, до 60 штук, у каждого своя норма «от» — «до»; «Персонал филиала» — строка на каждого сотрудника выбранных должностей.
- «Замеры в течение дня» — кнопка «Утро и вечер» или свои названия, до четырёх.
- «Кто видит записи»: «Все сотрудники филиала» или «Только свои записи».
- «Исправление записей»: «Автор — 24 часа, руководитель — всегда», «Только руководитель» или «Записи не исправляются».
- «Запрет заполнения задним числом» — время записи ставится по серверным часам.
Вкладка «Расписание» — напоминание «внести до»: сотрудникам придёт напоминание, а пропуск отметится как «не внесено». Журнал при этом открыт всегда.
Как создать журнал
Пять обязательных журналов для кафе берутся из библиотеки за несколько минут.
Откройте «Журналы» и нажмите **«Из шаблона»**.
Выберите тип заведения и нажмите **«Скопировать»** у журнала.
В редакторе проверьте название и колонки на вкладке «Структура».
У температуры задайте **«Тревога: ниже»** и **«Тревога: выше»**.
На вкладке «Настройки» выберите **«Филиалы»** и строки журнала.
Отметьте **«Активен»** и нажмите **«Выдать сотрудникам»**.
Что вы увидите: пилюля «Выдан · v1», журнал появится в разделе «Журналы» у сотрудников филиала. Как они вносят записи, описано в статье о ведении журнала. Журнал с нуля создаётся кнопкой «Создать журнал» — тогда колонки добавляете сами.
Копия из библиотеки создаётся выключенной: журнал с пометкой «Обязательный» заведению положено вести, но сотрудники увидят его, только когда вы назначите филиалы, отметите «Активен» и выдадите.
Что будет, если…
- Изменить колонки или строки у выданного журнала. Сотрудники увидят новую форму только после повторного «Выдать сотрудникам»; до этого пилюля показывает «Правки не выданы». Старые записи хранят свои значения как были.
- Выбрать «Персонал филиала». В записи появится строка на каждого действующего сотрудника филиала с выбранной должностью. Кого нет на смене, отмечают «не осмотрен».
- Задать норму у объекта. У холодильника +2…+6, у морозильника −18…−12: значение вне своей нормы попросит комментарий «что сделали» по каждой строке отдельно.
- Снять галочку «Активен». Журнал пропадёт у сотрудников, руководители увидят его с пилюлей «Отключён». Записи целы.
- Нажать «Удалить журнал». Он попадёт во вкладку «Удалённые» вместе с записями и вернётся кнопкой «Восстановить».
- Нажать «Сделать копию». Копия создастся выключенной — переименуйте, проверьте филиалы и строки, отметьте «Активен».
Частые вопросы
Чем журнал отличается от чек-листа?
Чек-лист проходят целиком и оценивают в процентах: сдал или провалил. Журнал — записи за месяц, общие для точки; оценки, порога и лимита времени у него нет, а смотрят его таблицей. Записи журнала в «Пройденные чек-листы» не попадают.
Можно ли сделать журнал гостевым?
Нет. Журнал ведут сотрудники филиала, галочки «Гостевые ответы» у него нет, а сервер такой журнал не сохранит. Для опросов гостей заведите анкету для гостя.
Сколько журналов можно завести?
Лимит тарифа общий: чек-листы, журналы и гостевые анкеты считаются вместе. На бесплатном тарифе — пять, и пять обязательных журналов из библиотеки займут его целиком. Подробности — в статье о тарифах.
Как напомнить «внести до 10:00»?
На вкладке «Расписание» нажмите «Создать расписание», задайте время и в поле «Кому сообщить, если запись не внесена» выберите должности. Это обычное расписание, только журнал оно не запирает.
Почему в журнал со строками нельзя добавить фото?
У журнала со строками одна запись заполняет все строки сразу, и сервер не принимает в нём фото, подпись и инструкцию. Нужны фото — выберите «Без строк»: тогда запись — одна строка, и фото доступно.