Проверяющему журнал показывают распечаткой, а не экраном. Для этого у журналов учёта есть выгрузка в Excel и PDF и закрытие месяца — после него записи не добавляются и не правятся. Кнопки видит руководитель с правом просматривать отчёты; сотрудник их не видит.
Что вы видите на экране
В шапке журнала — «Скачать Excel» и «Печать (PDF)»: они выгружают месяц из заголовка и филиал из фильтра. В меню «Журнал» — пункт «Настроить выгрузку». Рядом с переключателем «Лента» / «Сетка по дням» — кнопка «Закрыть месяц» и строки закрытых месяцев: «Месяц закрыт · Арбат: 03.10.2026 14:05, Иванова», у каждой кнопка «Открыть».
Окно «Настроить выгрузку»:
- «Вид таблицы»: «Лента» — строка на запись: дата, кто внёс, значения; «Сетка по дням» — как бумажный журнал: строки × дни месяца × замеры.
- «Что показывать в клетках» — какой пункт идёт в сетку, если пунктов несколько.
- «Столбцы» ленты: показать или скрыть, своё название, порядок стрелками. Строка «Шапка таблицы» показывает, что получится.
- «Шапка листа»: «Название организации», «Начат · Окончен» — даты первой и последней записи, поле «Ответственный».
- «Подвал листа»: поле «Обозначения» («З — здоров, О — отстранён») и галочка «Строка подписи ответственного».
Настройка одна на журнал: Excel и PDF выходят одинаковыми у всех руководителей.
Как закрыть месяц
Первого числа управляющий закрывает журнал за прошлый месяц — дальше его можно показывать.
Откройте журнал и выберите месяц стрелками в заголовке.
Если филиалов несколько, выберите филиал в фильтре.
Нажмите **«Закрыть месяц»**.
Прочитайте предупреждение и подтвердите **«Закрыть месяц»**.
Что вы увидите: сообщение «Месяц закрыт» и строку замка над таблицей. Карандаши «Исправить» у записей месяца исчезнут. Если закрыт текущий месяц, кнопка «Добавить запись» станет недоступной — как это выглядит у сотрудника, описано в статье о ведении журнала.
Как выгрузить журнал
Выберите месяц и филиал.
При необходимости откройте **«Журнал»** → **«Настроить выгрузку»** и сохраните.
Нажмите **«Скачать Excel»** или **«Печать (PDF)»**.
Что вы увидите: файл с записями месяца, отметками «вне нормы» и «исправлено», отметкой закрытия месяца и строкой подписи, если она включена. PDF — альбомный лист А4.
Закрытие месяца — не удаление, но и не мелочь: закрытый журнал уже могли сдать проверяющему. Открыть его обратно можно только с причиной, и она попадёт в журнал безопасности организации.
Что будет, если…
- Закрыть месяц без выбранного филиала. У журнала с одним филиалом закроется он. У журнала на несколько филиалов закроется весь журнал сразу — так может только владелец; остальным сервер ответит «выберите филиал».
- Нажать «Открыть» у закрытого месяца. Откроется окно «Открыть закрытый месяц» с полем «Причина» — без неё кнопка «Открыть месяц» не сработает. После открытия записи снова добавляются и правятся.
- Выгрузить при правиле «Только свои записи». В файл попадёт то же, что видно на экране: сотрудник без права на отчёты чужих записей не получит и через Excel.
- В месяце больше 2000 записей. Лента покажет последние 2000 с предупреждением, а выгрузка Excel отдаст месяц целиком.
- Изменить настройку выгрузки. Она применится ко всем следующим выгрузкам этого журнала у всех руководителей; уже скачанные файлы не меняются.
Частые вопросы
Кто может закрыть и открыть месяц?
Руководитель с правом на разбор прохождений — в филиалах, где он работает. Весь журнал сразу, по всем филиалам, закрывает владелец. Открыть месяц может тот же круг людей, с причиной.
Почему у меня нет кнопок «Скачать Excel» и «Печать (PDF)»?
Выгрузка доступна только с правом просматривать отчёты — его выдаёт владелец в настройках должности. Сотрудник видит журнал, но не выгружает его.
Попадают ли исправления в Excel?
Да. Исправленная запись идёт с отметкой «исправлено», а значения вне нормы — с отметкой «вне нормы» и комментарием «что сделали». Прятать правки нельзя — это и есть смысл электронного журнала.
Можно ли напечатать журнал в виде бумажного?
Да: в окне «Настроить выгрузку» выберите «Сетка по дням» и, если пунктов несколько, — «Что показывать в клетках». Так PDF и Excel повторяют привычную сетку «холодильник × день» с замерами «Утро» и «Вечер».