Материал — один файл с названием внутри папки базы знаний: PDF с регламентом, фото выкладки, ролик с инструкцией, таблица цен. Файлы открываются прямо в системе, без скачивания, и ищутся по словам внутри документа. Загружать, заменять и удалять материалы может тот, у кого есть право «База знаний — управление»; читать — все, кому видна папка.
Что вы видите на экране
Внутри папки:
- «Загрузить файл» — открывает окно «Загрузить файлы»: поле «Перетащите файлы сюда или» и кнопка «Выбрать файлы». Файлы можно бросить и прямо на страницу папки — появится подсказка «Отпустите, чтобы загрузить».
- Строка файла в окне: имя, размер и состояние — «в очереди», проценты, «обрабатывается…», «загружен» или причина отказа. Рядом «Отменить» или «Повторить»; внизу — «Повторить ошибки», «Отменить загрузку» и «Готово».
- Строка материала в списке: миниатюра или значок, название, имя файла и размер. Нажатие на строку открывает файл.
- Пометки у материала: «готовится» — файл переводится в PDF; «не открывается» — перевод не удался; «не прочитано», «обновлён», «ознакомлен», «обязательный» — состояние ознакомления. Руководитель видит ещё два счётчика: сколько человек открывали файл и сколько подтвердили ознакомление.
- Меню «⋮» у материала: «Открыть», «Скачать» (или «Скачивание запрещено»), «Заменить файл», «Переименовать», «Переместить», «Удалить». У материала с ошибкой подготовки — «Перезапустить подготовку».
- Поиск: «Поиск по материалам» на главной странице раздела ищет по всем папкам, которые вам видны; «Поиск в этой папке» — только внутри неё. Под найденным материалом система показывает фрагмент текста, где встретилось слово.
Что принимает база знаний:
| Тип | Форматы | Как открывается |
|---|---|---|
| Документы | PDF, TXT, CSV | Сразу, в системе |
| Офисные файлы | DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX | После перевода в PDF, обычно меньше минуты |
| Картинки | JPG, PNG, GIF, WebP | Сразу |
| Видео | MP4, MOV, WebM | После подготовки ролика к показу в браузере |
Размер одного файла — до 50 МБ. Название — до 255 знаков; по умолчанию это имя файла без расширения.
Как загрузить материалы
Пример: после ревизии у вас пять новых регламентов в Word и две фотографии выкладки.
Откройте нужную папку и нажмите **«Загрузить файл»**.
Нажмите **«Выбрать файлы»** или перетащите файлы в окно.
Дождитесь, пока у каждой строки появится «загружен».
Если строка с ошибкой — прочитайте причину и нажмите **«Повторить»**.
Нажмите **«Готово»**.
Нужно другое название — откройте **«⋮»** → **«Переименовать»**.
Что вы увидите: материалы появятся в списке папки. Офисный файл первые секунды помечен «готовится», затем открывается как PDF. Пока файлы загружаются, окно не закрывается — вместо крестика кнопка «Отменить загрузку».
Как заменить документ новой редакцией
Пример: в регламент уборки добавили новый раздел, и все повара должны прочитать его заново.
Откройте **«⋮»** у материала и выберите **«Заменить файл»**.
Выберите **Новый файл** — форматы и лимит те же, что при загрузке.
Оставьте галочку **«Существенное изменение»**, если смысл документа изменился.
Заполните **«Что изменилось»** — до 500 знаков, это увидят сотрудники.
Нажмите **«Заменить»**.
Что вы увидите: название, папка и история подписей останутся прежними, файл станет новым. Прежний файл уйдёт в корзину на странице «Файлы» и хранится там 30 дней. При существенном изменении у всех, кому материал обязателен, появится пометка «обновлён» — им нужно подписать документ заново.
Снимите галочку «Существенное изменение», если поправили опечатку или логотип: подписи сотрудников останутся в силе, и никого не придётся беспокоить.
Что будет, если…
- Загрузить файл больше 50 МБ или неподдерживаемого формата — строка получит причину («Больше 50 МБ», «Формат не поддерживается»), остальные файлы загрузятся. Фото HEIC с iPhone сохраните как JPEG.
- Загрузить Word, Excel или PowerPoint — файл помечен «готовится», система переводит его в PDF и дальше хранит как PDF.
- Закончилось место на тарифе — загрузка остановится с сообщением об этом, остальные файлы из очереди не отправятся. Освободите место на странице «Файлы» или смените тариф.
- Удалить материал — система предупредит: «Файл будет удалён безвозвратно». Кнопки «Вернуть» у материалов нет.
- Переименовать — меняется только название в списке, файл и подписи не трогаются.
- Переместить в другую папку — на материал начнут действовать правила видимости новой папки.
- Файл помечен «не открывается» — перевод в PDF не удался. Нажмите «⋮» → «Перезапустить подготовку»; не помогло — загрузите файл заново. Такой материал не считается долгом сотрудников, и срок по нему не идёт.
Частые вопросы
Почему файл долго «готовится»?
Перевод в PDF обычно занимает меньше минуты, список обновляется сам около двух минут. Если пометка не исчезла, обновите страницу. Висит дольше десяти минут — откройте «⋮» → «Перезапустить подготовку».
Ищет ли поиск внутри документа?
Да. Поиск находит слова в названии и в тексте PDF, в том числе переведённых офисных файлов, и понимает формы слова: «выручки» найдёт «выручка». Картинки и видео ищутся только по названию. Показывается до 50 результатов.
Можно ли загрузить папку целиком?
Нет: при попытке вы увидите «Папки не поддерживаются — выберите файлы». Выделите файлы внутри папки и перетащите их.
Почему сотрудник видит «Скачивание запрещено»?
Для папки включён запрет скачивания — это настройка папки, не материала. Как им управлять, описано в статье о папках и доступе.
Где посмотреть, сколько места занимает база знаний?
На странице «Файлы» в настройках: там у базы знаний своя категория. Материалы базы знаний не удаляются автоматически и уходят только вместе с материалом.