Сменилось меню, поменялся график приёмки или пришло новое требование — это нужно донести до каждой точки и знать, кто прочитал. Объявление в базе знаний решает это без чата: вы пишете текст, выбираете филиалы и должности и ставите срок. Сотрудник читает и нажимает «Прочитал(а)» — в приложении или прямо в Telegram и MAX. Отметка хранится в журнале базы знаний рядом с ознакомлением с документами, но подписью работника не является. Раздел открывается кнопкой «Объявления» на главной странице базы знаний.
Отметка «Прочитал(а)» — это не ознакомление «под роспись». По статье 22 ТК РФ с локальными актами работника знакомят под роспись, а электронно — только через кадровый электронный документооборот по статьям 22.1–22.3. Новый регламент или приказ оформите так, как требует закон, а объявлением сообщите о нём точкам.
Что вы видите на экране
Сотрудник:
- На главной своего кабинета — чип «Прочитайте и отметьте: 2 объявления». В чипе только объявления, срок которых ещё не прошёл. Всё отмечено — чипа нет.
- Страница «Объявления»: карточки с заголовком, текстом, автором и сроком «До 31 окт., 18:00». Внизу карточки — кнопка «Прочитал(а)».
- Срок прошёл, а отметки нет — карточка остаётся в ленте с красной рамкой, пометкой «Срок прошёл …» и подсказкой, что отметить ещё можно.
- После нажатия — пометка «Прочитано в приложении», «в Telegram» или «в MAX» и время. Если срок уже прошёл, рядом будет «позже срока».
Руководитель с правом «База знаний — управление»:
- Кнопка «Новое объявление» и вкладки «Мне» и «Управление». Во «Управлении» — вкладки «Активные» и «Снятые», у каждого объявления строка «Открыли 6 · прочитали 5 из 8».
- Карточка объявления: текст, адресация, срок и свод по точкам — «Ленина 5 · открыли 6 ·
прочитали 5 из 8». Нажатие на строку раскрывает имена тех, кто не прочитал, тех, кто
отметил позже срока, и тех, кто больше не работает. Пометки у имён:
- «открывал(а), не отметил(а)» — человек видел объявление, но кнопку не нажал;
- «получил(а) позже публикации» — пришёл в точку или на должность после публикации;
- «больше не работает» — уволен, но объявление успел получить. В «прочитали 5 из 8» он не входит: такие люди показаны отдельно — «+2 больше не работают» — со своей отметкой, если она была.
- После срока под текстом — строка «Состав зафиксирован на срок».
- Кнопки «Напомнить (N)» — всем непрочитавшим, «Напомнить» в строке точки, «Срок и адресация», «Снять» и «Выгрузить CSV».
Как опубликовать объявление
Пример: с понедельника в меню три новых блюда, бариста двух точек должны прочитать техкарты до пятницы.
Откройте «База знаний» → **«Объявления»** и нажмите **«Новое объявление»**.
Заполните **Заголовок** и **Текст** — до 3000 знаков.
Укажите **Прочитать до** — дату и время срока.
Выберите **Филиалы**. Пусто — вся сеть.
Выберите **Должности**. Пусто — все должности.
Нажмите **«Опубликовать»**.
Что вы увидите: откроется карточка объявления со сводом по точкам. Каждый адресат получит уведомление в колокольчике. Тем, кто привязал Telegram или MAX, бот пришлёт текст целиком и кнопку «✅ Прочитал(а)». Как привязать мессенджер — в статье об уведомлениях.
Управляющий точки адресует только свои филиалы. Объявление на всю сеть публикует владелец или администратор.
Как проверить, кто открыл и кто прочитал, и напомнить
До срока свод считается по людям, которые сейчас подходят под адресацию. На сроке состав фиксируется: кто был адресатом и в какой точке. Фиксация происходит в течение минуты после срока, поэтому перевод, сделанный в эту минуту, может в неё попасть. Пока состав не зафиксирован, в карточке видна пометка «Состав ещё не зафиксирован». После срока свод считается только по зафиксированному составу. Управляющий видит только строки своих точек. Цифр две, и они считаются отдельно:
- Открыли — человек хотя бы раз увидел объявление в кабинете: в ленте или по ссылке из уведомления. Если связь пропала в момент открытия, система отметит его при следующем показе, поэтому цифра иногда отстаёт.
- Прочитали — человек нажал «Прочитал(а)» в кабинете или в мессенджере.
«Прочитали» бывает больше, чем «открыли»: в Telegram и MAX текст приходит целиком, и кнопку нажимают, не заходя в кабинет.
Во вкладке **«Управление»** откройте объявление.
Нажмите на строку точки, чтобы увидеть, кто не прочитал.
Нажмите **«Напомнить»** в строке точки или **«Напомнить (N)»** вверху — для всех.
Что вы увидите: сообщение «Напоминание отправлено» с числом сотрудников. Напоминание получат только те, кто ещё не нажал «Прочитал(а)». Уволенным оно не уходит. Повторить напоминание той же точке можно через 30 минут.
Сама система после срока не напоминает. Если нужно, нажмите «Напомнить» вручную — напоминание придёт с текстом «срок прошёл».
Журнал отметок и выгрузка
Каждая отметка «Прочитал(а)» попадает в журнал. В нём записано:
- точное время отметки;
- канал — приложение, Telegram или MAX;
- для приложения — браузер (User-Agent) и IP-адрес;
- для Telegram и MAX — чат и сообщение, в котором нажали кнопку.
Отметку нельзя изменить. Журнал хранится, пока существует организация: ни удаление сотрудника, ни снятие объявления его не стирают — ФИО и точки на момент отметки остаются в строке. При удалении организации журнал удаляется вместе с ней. Если сотрудник подал заявку на удаление персональных данных, из его строк стираются ФИО, браузер, IP и чат — сама отметка остаётся. Кнопка «Выгрузить CSV» в карточке объявления скачивает файл для Excel: по строке на каждого адресата в ваших точках — отметка, время, «позже срока», канал и пометки. Сначала идут работающие, в конце — те, кто больше не работает. Браузер, IP и чат в файле видит только владелец. Владелец и администратор видят в файле и отметки удалённых сотрудников.
Что будет, если…
- Сотрудник пришёл на точку после публикации, но до срока — он получит объявление и уведомление: до срока адресация пересчитывается. Срок у него общий, а в своде — пометка «получил(а) позже публикации».
- Сотрудник пришёл после срока — объявление ему не придёт.
- Сотрудника перевели в другую точку до срока — объявление прежней точки пропадёт из его ленты. Его отметка, если он успел, останется в журнале.
- Сотрудника перевели после срока — свод не изменится: он остаётся в строке точки, где работал на срок. Новичок точки после срока объявление не получит.
- Сотрудника уволили — до срока или после — если объявление ему уже пришло, он остаётся в своде с пометкой «больше не работает», но не в «прочитали N из M». Его отметка, если он успел, сохраняется. Напоминание ему не уходит.
- Срок прошёл, а сотрудник не отметил — объявление уходит из чипа, но остаётся в его ленте. Отметить можно и сейчас: в своде отметка будет помечена «позже срока».
- Нажать «Прочитал(а)» второй раз — в приложении или в чате ничего не изменится: бот ответит «Вы уже отметили, что прочитали». Время первой отметки сохраняется.
- Открыть объявление ещё раз — «открыли» не растёт: считается первое открытие.
- Изменить срок или добавить точки — новые адресаты получат уведомление сразу. Текст после публикации не меняется: сотрудники отмечают, что прочитали именно его.
- Продлить срок, когда он уже прошёл — состав снова пересчитывается по текущим точкам и должностям, а на новом сроке фиксируется заново. Уволенные из прежнего состава в своде остаются.
- Поменять точки или должности после срока — только вместе с продлением срока. Без продления система ответит «Срок прошёл — состав адресатов зафиксирован».
- Снять объявление — оно пропадёт из лент, кнопка в чате перестанет работать. Отметки останутся в журнале и во вкладке «Снятые».
Частые вопросы
Можно ли считать «Прочитал(а)» ознакомлением под роспись?
Нет. Это отметка в системе, а не подпись работника по статье 22 ТК РФ. Для локальных актов — регламентов, приказов, инструкций — нужна роспись на бумаге или кадровый электронный документооборот по статьям 22.1–22.3. Журнал и выгрузка CSV показывают, кто, когда и откуда нажал кнопку, но подписью работника от этого не становятся. Объявление помогает донести изменение и увидеть, кто его прочитал.
Как исправить опечатку в тексте?
Снимите объявление и опубликуйте новое с исправленным текстом. Править текст опубликованного нельзя: иначе отметка относилась бы к словам, которых человек не видел.
Почему сотрудник не получил объявление?
Проверьте в карточке сотрудника филиал и должность: они должны совпадать с адресацией объявления. Владельцы без филиала получают только объявления на всю сеть. В Telegram и MAX сообщение приходит, только если мессенджер привязан в профиле и канал включён в настройках должности — строка «Объявления руководителя».
Чем объявление отличается от обязательного документа?
Документ — файл в папке, который подписывают по должности с окном в днях. Объявление — короткий текст для точек с одним сроком для всех. Отметки у обоих лежат в одном журнале. Для регламента используйте обязательное чтение, для новости — объявление.