Страница «Напоминания» в кабинете организации — место, где заводят регулярные «не забудь»: инвентаризация, оплата аренды, поверка весов, заказ воды. Это главный экран модуля напоминаний; как напоминание выглядит у получателя, разобрано в статье о кабинете сотрудника. Нужно право «Напоминания — управление»; с правом «Напоминания — просмотр» список виден, но кнопок нет.
Что вы видите на экране
- «Создать напоминание» — кнопка в шапке.
- Карточки напоминаний. В каждой — название и пометка «Отключено» у выключенных.
- Две строки текста и расписание словами: «Каждое 5 число в 10:00», «Каждую среду в 09:00», «Cron: 0 9 * * 1-5».
- Получатель: «Сотрудник: …», «Должность: …» или «Филиал: …».
- «Следующий запуск: Сегодня в 10:00», «Завтра в …» или дата — и «Запусков: N».
- Кнопки в карточке: «Отправить сейчас», «Отключить» или «Включить», «Изменить», «Удалить».
- Активные напоминания стоят первыми, ближайший запуск — выше.
- Пустой список подписан «Регулярные напоминания ещё не созданы».
Как создать напоминание
Напоминание заводится за одну форму. Пример ниже — инвентаризация пятого числа.
Нажмите **«Создать напоминание»**.
Впишите **Название** — до 255 знаков: «Инвентаризация».
В поле **Текст напоминания** напишите, что сделать.
В блоке **Расписание** выберите вид: «Каждый день», «Каждую неделю», «Каждый месяц» или «Cron».
Укажите **Время**; для недели — **День недели**, для месяца — **Число месяца**.
В блоке **Кому отправлять** выберите **Сотрудник**, **Должность** или **Филиал**.
Выберите получателя в появившемся списке.
Оставьте галочку **Активно** и нажмите **«Сохранить»**.
Что вы увидите: сообщение «Создано», карточка появится в списке со строкой «Следующий запуск: …». Если время сегодня уже прошло, следующий запуск — завтра.
Что значат поля:
- Каждый день — «В одно и то же время каждый день». Каждую неделю — «Один раз в неделю в выбранный день». Каждый месяц — «Один раз в месяц на заданное число»; число от 1 до 31, в коротком месяце — последний день. Cron — «Для нестандартного расписания (продвинутый режим)».
- Cron-выражение — пять полей: минута, час, день месяца, месяц, день недели. «0 9 * * 1-5» — будни в 09:00; «0 9,18 * * *» — дважды в день. Чаще раза в 15 минут нельзя — такое выражение не сохранится.
- Кому отправлять — ровно один получатель. Должность или филиал означают «каждый действующий сотрудник этой группы»; уволенные сообщений не получают.
- Подпись под формой напоминает: «Придёт в кабинет «Напоминания» и в колокольчик. Дубль письмом — по настройкам уведомлений должности получателя».
Как проверить, что оно доходит
Не ждите срока: напоминание можно отправить вручную и увидеть число получателей.
Найдите карточку и нажмите **«Отправить сейчас»**.
В окне «Отправить «…» прямо сейчас?» нажмите **«Отправить»**.
Прочитайте сообщение «Отправлено · Получателей: N».
Попросите получателя открыть колокольчик или страницу «Напоминания».
Что вы увидите: число получателей — сколько действующих сотрудников попало под адресата. Ноль означает, что в должности или филиале никого нет. Расписание при этом не сдвигается — «Следующий запуск» остаётся прежним.
Что будет, если…
- Нажать «Отключить». Карточка потускнеет, появится пометка «Отключено», строка «Следующий запуск» исчезнет. «Включить» вернёт рассылку и пересчитает срок от текущего момента.
- Нажать «Удалить». После подтверждения «Удалить напоминание «…»?» карточка исчезнет. Уже полученные сообщения у людей останутся.
- Изменить расписание. Срок пересчитается сразу — «Следующий запуск» покажет новое время.
- Выбрать получателя не из своих точек. Управляющий без доступа ко всем филиалам получит отказ: «Напоминание можно отправить только в свои филиалы: своему филиалу или сотруднику своей точки. На должность (всей сети) — владелец и администратор».
- Ввести неверный Cron. Форма не сохранится: «Не удалось разобрать cron-выражение. Пример: «0 9 * * 1» — каждый понедельник в 9:00».
Частые вопросы
По какому часовому поясу считается время?
По поясу филиала-получателя; у сотрудника и должности — по поясу организации. Пояс филиала задаётся в его карточке — см. филиалы.
Почему «Отправить сейчас» показало «Получателей: 0»?
Под адресата не попал ни один действующий сотрудник: должность пуста, в филиале никого или сотрудник уволен. Проверьте сотрудников и их должности.
Чем напоминание отличается от расписания?
Напоминание присылает текст и не ждёт ответа. Расписание выдаёт чек-лист или задачу, и у него есть срок, исход и след в отчётах.
Можно ли приложить файл или ссылку?
Поле Текст напоминания — только текст до 5000 знаков. Ссылку можно вписать текстом; файлов нет. Для регламентов используйте базу знаний.