Кассовая смена — это сводка одного рабочего дня точки: сколько пришло
безналом и наличными, сколько лежало в ящике утром и вечером и сошлась ли
касса-ящик с расчётом. Сотрудник ничего не считает: он сдаёт чек-лист
открытия и закрытия, а сводка собирается сама. Руководитель смотрит её в
разделе «Кассовые смены» (/cash/shifts). Это часть
учёта наличных.
Как смена открывается и закрывается
Сводку собирают кассовые пункты чек-листа. В редакторе они лежат в группе Кассовая смена: «Деньги (сводка смены)», «Расходы наличных», «Приходы наличных» и «Размен» — не больше одного каждого на чек-лист.
Пункт «Деньги (сводка смены)» показывает поля «Безнал за смену», «Возвраты по карте», «Наличных за смену», «В кассе на начало смены», «В кассе на конец смены» и «Расход на такси». В настройках пункта у каждого поля два флажка — «Показывать» и «Обязательно». По умолчанию обязательны наличные и «на конец».
Правило одно. Чек-лист, где у пункта «Деньги» скрыто поле «В кассе на конец смены», открывает смену — статус «Открыта». Чек-лист, где это поле есть, закрывает смену — статус «Закрыта». Один чек-лист с обоими полями открывает и закрывает смену сразу. Флажок «Подставлять «на начало» из кассы прошлой смены» заполняет утреннее поле вчерашней суммой «на конец» — у поля появляется подпись «— из прошлой смены».
Сервер считает сам, и с телефона это не подменить:
- выручка = безнал + наличные − возвраты по карте;
- ожидаемая касса = на начало + наличные + приходы − расходы (такси не входит);
- расхождение = на конец − ожидаемая касса. Минус — недостача, плюс — излишек.
Сотрудник расхождение не видит никогда — только руководитель.
День смены — операционный день филиала: сутки от поля «Начало операционного дня» в карточке филиала, по умолчанию 06:00. Смена, начатая в 23:50 и закрытая в 03:00, остаётся одним днём.
Что вы видите на экране
- Шапка «Кассовые смены» и переключатель месяца стрелками. Если даты не образуют ровно месяц, стоит подпись «Произвольный период».
- Фильтр по филиалам — руководитель точки видит свои.
- «Ещё»: поля «Дата» с и по, «Сбросить», «Экспорт в Excel». У владельца с подключённой кассовой системой — «Из кассы (API)» с периодами «За месяц», «За полгода», «За год»: обновляет только цифры кассовой системы, введённое сотрудниками не трогает.
- Карточки за период: «Выручка», «Наличные», «Безнал», «Расходы», «Приходы», «Расхождение» и строка «Закрыто смен: … · В работе: …».
- Таблица по дням: «Дата», «Филиал», «Выручка», Касса-ящик (остаток — строки «На начало:» и «На конец:»), «Расхождение», «Статус» («Закрыта», «Открыта», «Черновик»; пилюли «Изменено» и «Аннулирована»), «Сотрудник». День без смены — строка с прочерками, будущие дни не показываются.
- Значки в строке у того, кто вправе управлять наличными: карандаш «Изменить смену» и «Аннулировать смену» / «Вернуть смену в учёт».
- Нажатие на строку открывает смену
/cash/shifts/<номер>: все суммы, блок «Смену изменяли после закрытия» (если правили), таблицы «Расходы» и «Приходы» со столбцами «Сумма», «Категория», «Ответственный», «Комментарий», блок «Заявка на размен» и кнопка «Изменить».
Как поправить закрытую смену
Сотрудник ошибся в цифре, а смена уже закрыта. Открыть её заново он не может — правит руководитель.
Правка меняет цифры отчётов и остаток кассы-ящика. Причина обязательна и попадает в кассовый журнал вместе со строками «было → стало». Отменить правку можно только новой правкой.
Откройте «Кассовые смены» и найдите нужный день.
Нажмите карандаш **«Изменить смену»** в строке.
В окне **«Правка кассовой смены»** исправьте суммы или строки расходов.
Если касса подключена, нажмите **«Запросить из кассы»** — заполнятся только пустые поля.
Заполните **«Причина правки»**.
Нажмите **«Сохранить»**.
Что вы увидите: сообщение «Смена изменена», в строке пилюлю «Изменено», а на странице смены блок «Смену изменяли после закрытия» — поле, «было → стало», автор, время и причина.
Что будет, если…
- Закрыть смену второй раз за тот же день. Сервер ответит «Смена за этот день уже закрыта», вторая сводка не создаётся. Правьте первую.
- Отправить чек-лист дважды при плохой связи. Повтор узнаётся по ключу отправки — смена создаётся один раз.
- Аннулировать смену. Её цифры выпадают из карточек и отчётов, строка зачёркивается с пилюлей «Аннулирована», чек-лист остаётся. «Вернуть смену в учёт» отменяет это.
- Оставить обязательное поле пустым. Чек-лист не отправится, под полем появится «Обязательное поле».
- Закрыть смену при выключенном модуле «Учёт наличных». Сводка будет, а движение «Выручка смены» в кассе-ящике — нет, и позже оно не появится. Внесите сумму вручную — см. внесения и изъятия.
- Выключить «Кассовые смены» в «Настройки → Модули». Раздел «Кассовые смены» скроется, кассовые пункты перестанут показываться, сводки не создаются. Данные сохраняются — см. модули.
Частые вопросы
Кто может закрыть смену?
Любой сотрудник, которому выдан чек-лист с кассовыми пунктами, — в своём филиале. Закрытие — это отправка чек-листа. Править закрытую смену и аннулировать её может только тот, кто вправе управлять наличными, и только в своих филиалах.
Почему смена «Открыта» и не закрывается?
Закрывает только чек-лист, где у пункта «Деньги» показано поле «В кассе на конец смены». Проверьте настройки пункта в вечернем чек-листе.
Что значит чип с названием кассовой системы под датой?
За этот день сотрудник не сдал чек-лист, и цифра выручки пришла из подключённой кассовой системы — см. интеграции. Если чек-лист сдан, а рядом с суммой стоит «касса: …», выручка по чек-листу не совпала с кассовой системой.
Как считается недостача?
Расхождение = «на конец» минус ожидаемая касса. Отрицательное число выделено красным — недостача, положительное — излишек, ноль — всё сошлось. Строки расходов и приходов смены видны на её странице.
Куда уходит выручка смены?
Закрытая смена выставляет остаток кассы-ящика в сумму «на конец» одной проводкой «Выручка смены» или «Сверка смены». Безнал в кассу-ящик не идёт. Остаток смотрите на карточке счёта.