Поставить задачу и проследить

Экран «Задачи» в кабинете организации — рабочее место того, кто поручает: здесь ставят задачи, назначают исполнителей и следят за исходом. Это главный экран модуля задач; экран исполнителя описан отдельно — «Мои задачи». Открывается пунктом меню «Задачи». Число на пункте — незакрытые задачи, которые вы видите.

Что вы видите на экране

• «Создать задачу» — кнопка в шапке, открывает форму «Новая задача».
• Филиалы — чипы или список над поиском. Один филиал — фильтра нет, 2–3 — чипы, 4 и больше — выпадающий список. Показывает только ваши точки.
• Поиск — по названию задачи.
• Статус — «Все», «Открытые», «Не может выполнить», «В работе», «Решённые», «Отклонённые».
• Откуда — «Все записи», «Сообщили с места», «Поручил руководитель».
• «Без исполнителя» — только задачи, которые никому не назначены.
• «Только мои» — задачи, где исполнитель — вы.
• Вкладки «Активные» и «Закрытые». На телефоне фильтры спрятаны за кнопкой «Фильтры» с числом включённых.
• Таблица: «Статус», «Название», «Приоритет», «Срок», «Исполнитель», «Действия». Под названием — «Поставил: имя · дата» или «Сообщил: …», у сообщений с мест — метка «С места». Просроченный срок подсвечен красным.
• В строке — кнопки «Решена» и «Отклонить»; у закрытой задачи — «Вернуть в работу».
• Галочки слева: отметьте несколько задач — появится панель «Выбрано: N» с кнопками «Завершить» и «Сбросить».

Список показывает до 200 задач: раньше срок — выше строка, при равном сроке выше тот, у кого приоритет выше. Если нужной задачи нет, сузьте список фильтрами.

Как поставить задачу

Задача ставится за одну форму. Пример ниже — заказ стаканов для кофейни.

Что вы увидите: сообщение «Задача создана», задача появится в списке «Активные». Исполнителям придёт уведомление «Новая задача: «…»» в колокольчик; письмо или сообщение в мессенджер — по настройкам их должности. Себе уведомление не приходит.

Что значат поля:

• Название — от 3 до 255 знаков.
• Приоритет — «Низкий», «Средний», «Высокий», «Критический». По умолчанию «Средний». У сотрудника подсвечены только «Высокий» и «Критический».
• Категория — «Безопасность», «Чистота», «Оборудование», «Сервис», «Прочее». У поручения обычно пуста.
• Филиал — обязателен, если ваших точек больше одной. Единственная точка подставляется сама. «Вся организация» — задача не про место: её видят и правят все руководители с правом управления задачами.
• Срок — день. Задача без срока не просрочивается никогда.
• Исполнители — до 50 человек, все равны. Уволенных в списке нет.
• Фото при выполнении — «Не требуется», «Обязательно — можно из галереи», «Обязательно — только съёмка». Сколько снимков — «Один снимок», «Не меньше двух», «Не меньше трёх», «Ровно четыре».

Как довести задачу до закрытия

Нажмите на строку — откроется карточка. В ней описание, снимки, поля «Исполнитель», «Срок», «Филиал», «Категория», «Поставил» или «Сообщил», блок Исполнители для переназначения, блок «Повторение» с кнопкой «Повторять» и лента «Комментарии» с кнопкой «Отправить».

Кнопки внизу карточки:

• «Взять в работу» — статус «В работе». Если исполнителей не было, вы станете исполнителем.
• «Решена» — закрыть с результатом. Система спросит подтверждение: «Задачу можно будет вернуть в работу». Если задача требует снимок, откроется окно «Снимок выполнения» — требование действует и на вас.
• «Отклонить» — закрыть без выполнения. Откроется окно «Отклонить задачу» с полем Причина отказа — оно обязательно.
• «Вернуть в работу» — у статуса «Не может выполнить» снимает отказ, задача снова «Открыта». У закрытой задачи та же кнопка возвращает её в «Активные».

Что вы увидите: статус в строке сменится, под названием появится «Решена: имя · дата» или «Отклонена: …». Автор и исполнители получат уведомление «Задача «…» решена» или «…отклонена».

Что будет, если…

• Пропустить срок. В момент срока исполнители получат уведомление с кнопкой «Выполнена». Через 4 часа уведомление уйдёт вам как постановщику. Если вас нет в организации — руководителям филиала с правом «Задачи — управление».
• Завершить задачи оптом. Кнопка «Завершить» закроет отмеченные как «Решена». Задачи с требованием снимка пропускаются — их закрывают по одной; система напишет, сколько пропущено.
• Оставить поле «Исполнители» пустым. Задача сохранится, но уведомление не уйдёт никому. Найдите её фильтром «Без исполнителя».
• Двое нажмут кнопку одновременно. Второй увидит «Статус задачи уже изменил кто-то другой — обновите список», и список обновится сам.
• Переназначить задачу. Новые исполнители получат уведомление, прежние — нет. О закрытии узнают все исполнители и автор.

Частые вопросы

Кто что может: права «просмотр» и «управление»?

«Задачи — просмотр» даёт видеть своё и сообщать о проблемах. «Задачи — управление» — поручать работу другим, переназначать и отклонять. Без него созданная запись всегда становится сообщением с места. Права выдаются должности — см. должности.

Почему руководитель не видит задачу другой точки?

Руководитель видит задачи своих филиалов и задачи «Вся организация». Если точка не входит в его филиалы, задача ему недоступна — даже по прямой ссылке.

Можно ли изменить название или срок после создания?

В карточке меняются только исполнители и статус. Остальное задаётся при создании. Ошиблись — поставьте новую задачу, а старую отклоните с причиной «создана заново».

Можно ли удалить задачу?

Нет. Закройте её как «Решена» или «Отклонить» — у задачи есть автор, и стирать её бесследно нельзя. Закрытые лежат на вкладке «Закрытые».

Как сделать задачу повторяющейся?

Нажмите «Повторять» в карточке — откроется тот же диалог, что в разделе расписаний. Копии появляются сами в каждый срок, а в карточке копии написано «Создана по расписанию».

Задача из чек-листа — что это?

Правило пункта чек-листа заводит задачу при ответе «Нет» или значении вне нормы. В карточке — строка «Из чек-листа «…», пункт «…»» и ссылка «открыть отчёт смены». Такую задачу можно завести и руками из отчёта смены: снимки из ответа уедут в задачу.