Управляющая в конце месяца хочет убедиться, что часы каждого продавца — это отработанное время, а не забытая кнопка. Отметки, часы и их происхождение собраны в разделе «Учёт ЗП» — он часть учёта рабочего времени и зарплаты. Открыть раздел может держатель права на просмотр зарплаты, править часы — держатель права на ведение графиков, и только по людям своих филиалов. Отдельного экрана табеля нет: табель выгружается файлом отсюда же.
Что вы видите на экране
Под заголовком Учёт ЗП — переключатель месяца стрелками, фильтр филиалов (только ваши точки) и строка фильтров: Дата с и Дата по для произвольного периода, Сбросить, Пересчитать зарплату. Над карточками — кнопки действий: Выдать ЗП, Премия, Удержание, Награда, Внести часы и Табель за месяц. На узком экране всё, кроме Выдать ЗП, собрано в меню Действия.
Каждому человеку — карточка. В шапке рядом с именем горит «на смене 1 ч 20 мин», если смена идёт прямо сейчас; справа итоги Часы, Зарплата, Мотивация, Итого, а после выдач — Выдано и Осталось. Под именем — пометки, каждая зовёт к действию: «нужен ваш выбор: 1», «ждём ответа сотрудника: 2», «после выдачи: 1», «часы не по факту: 1», «подтверждено дважды: 12», «без суммы: 3».
Внутри карточки — таблица «строка на день» с колонками Дата, Смена, Часы, ЗП, Показатель, Мотивация, Итого. В ячейке Смена — интервал «09:00–18:00» и пометки по каждой записи:
- источник: Приход/уход, Из чек-листа или Вручную;
- значки спокойного фона: «подтверждено дважды», «начата по чек-листу», GPS и селфи;
- слова там, где нужны вы: «идёт», «закрыта по графику», «расходится с чек-листом на 40 мин»;
- и ещё: «не подтверждено» или «ответа нет», «не согласен», «ушёл в другом филиале», «без пары открытия», «засчитано больше факта на 2 ч».
Раскройте день — увидите те же записи строками с кнопками Формула расчёта, Редактировать строку и Ответить на возражение сотрудника. Под строкой — разбор «откуда часы»: факт по отметкам, график на этот день, режим учёта, округление, перерыв, засчитано. Ниже — лента происхождения записи.
Правка часов или суммы требует причину, и сервер не примет заглушки вроде «исправлено» или «ошибка». Пишите основание: что произошло на смене и откуда известно новое время. Сотрудник получит уведомление с цифрами «было → стало» и вашей причиной.
Как закрыть забытую смену и поправить часы
Раскройте карточку сотрудника и день с пометкой «идёт» или «не подтверждено».
Нажмите **Редактировать строку** (карандаш) у записи.
В поле **Время ухода — смена не закрыта** укажите, когда человек ушёл. Поле **Часы** посчитается по интервалу само.
Если оплатить нужно другое число часов, исправьте **Часы** — не больше 24.
Заполните **Причина правки**, например «ушёл в 23:00, подтвердил в чате», и нажмите **Сохранить**.
Что вы увидите: пометка «не подтверждено» исчезнет, строка вернётся в оплату, в ней появится «изначально 0 ч», а у значка истории — кто, когда и что менял. Если расчёт за этот месяц уже выдан, окно предупредит: «Расчёт за … уже выдан … Правка изменит часы задним числом» — подтвердите кнопкой Всё равно исправить и не забудьте про доплату или удержание.
Как внести часы вручную и выгрузить табель
Смена прошла мимо отметок и чек-листов — болезнь без передачи, забытый телефон — внесите её вручную.
Нажмите **Внести часы** (в меню **Действия** — **Внести отработанные часы**).
В окне **Отработанные часы вручную** выберите филиал, должность и сотрудника.
Заполните **Дата** и **Часы** — до 24 за строку.
Поле **Сумма, ₽** можно оставить пустым при почасовой оплате — сумму посчитает схема. При посменной оплате и окладе укажите её сами.
Нажмите **Добавить**.
Что вы увидите: строка Вручную в дне сотрудника; удалить её можно тем же карандашом. Для табеля выберите месяц стрелками и нажмите Табель за месяц — скачается файл Excel с колонками «Оплачено часов», «Факт по отметкам», дневные и ночные часы (22:00–06:00 по времени филиала), норма по графику и часы сверх нормы. Догадки машины, открытые смены и ручные строки без интервала в табель не попадают; правленые строки идут с «было → стало». Для произвольного периода табель не строится: «Табель выгружается за месяц».
Что будет, если…
- Удалить строку. Удаляется только запись Вручную. У записей Приход/уход и Из чек-листа кнопки нет, а подпись объясняет: «Отметки смен и чек-листы — факт, их не удаляют». Лишнюю запись убирают из оплаты выбором другой.
- Переключить источник в группе «нужен ваш выбор». В сумму пойдёт выбранная запись, дубли того же интервала выйдут из оплаты. Ваш выбор закрепляется — автоматика его больше не трогает. Запись-догадку выбрать нельзя: сначала поставьте время ухода с причиной.
- Сотрудник нажал «Не согласен» в «Моих начислениях». В строке появится «не согласен» с его словами, вам придёт уведомление. Деньги это не блокирует. Нажмите Ответить на возражение сотрудника, напишите в поле Чем кончился разбор и Закрыть разногласие — ответ уйдёт сотруднику.
- Сотрудник не ответил на вопрос про уход за сутки. Пометка станет «ответа нет», а вопрос перейдёт к вам — часы не оплачиваются, пока вы не поставите время с причиной.
- Смена закрылась «по графику». Деньги посчитаны по плановому концу. Если человек ушёл раньше, поправьте часы с причиной. Проверку запускает система раз в час.
- Выключить модуль «Зарплата». Раздел пропадёт, записи сохранятся. Включите обратно в «Настройки → Модули» — записи будут на месте.
Частые вопросы
Кто может править часы?
Держатель права на ведение графиков — его выдают должности в «Настройки → Должности». Деньги — выдачи, премии, суммы — правит держатель права на управление зарплатой. Оба видят только свои филиалы; владелец и администратор — все.
Где увидеть опоздания?
Отдельной колонки опозданий в «Учёте ЗП» нет. Система отмечает опоздание при отметке прихода: сотрудник видит «Опоздание зафиксировано» в виджете, а вы — долю смен без опоздания как источник «Надёжность» в достижениях. Факт прихода по минутам есть в колонке «Факт по отметкам» табеля.
Почему у человека две записи за один день?
Смену записали и кнопка, и чек-лист — это одна смена, а не две. Правило выбирает запись с более надёжным временем, вторая остаётся для сверки с пометкой над группой. Переключатель появляется, только когда записи равной силы и правило не решает.
Почему стоит «часы не по факту»?
Засчитанные часы отличаются от длины смены по отметкам больше чем на час вверх или на два часа вниз. Причины — режим схемы «строго по графику», перерыв, округление или правка. Разбор в развороте дня показывает каждый шаг: факт, график, режим, округление, перерыв.
Почему смена длиной 170 часов?
Сотрудник забыл закрыть смену, а автозакрытие в схеме не задано. Закройте её временем ухода через Редактировать строку — часы пересчитаются по интервалу. Чтобы такое не повторялось, заполните в схеме Автозакрытие смены: считать забытой через (часов). Как это выглядит у сотрудника — в статье про отметку на смене.