Расписание сохранено — дальше работает система: ночью создаёт события, в срок выдаёт чек-лист или задачу, напоминает, отмечает пропуски. Эта статья — о том, что происходит без вашего участия и как это остановить. Она часть модуля расписаний; поля диалога разобраны в статье о создании расписания.
Что вы видите на экране
Расписание работает на трёх экранах.
- «Настройки → Расписания». Колонка «Статус»: «Активно» — события создаются, «Выключено» — нет. Вкладка «Удалённые» — расписания в корзине с датой удаления и кнопкой «Восстановить».
- Кабинет сотрудника, «Чек-листы». Чек-лист по расписанию виден только внутри окна, с подписью «Открыто до 12:00» или «Открыто до 01:00, 25 окт.». Вне окна его в списке нет.
- Кабинет сотрудника, «Мои задачи». Копия задачи появляется в момент начала со сроком «до 17:00». В карточке у руководителя написано «Создана по расписанию».
- Колокольчик и мессенджер. «Если вы сегодня на смене: вам назначен чек-лист «…»» — при открытии окна; «Задача по расписанию: «…»» — при создании копии; «Чек-лист «…» не пройден. Окно … закрылось» — должностям из поля «Кому сообщить, если чек-лист не пройден».
Как проходит день запуска
Каждую ночь в 02:00 система создаёт события на 30 дней вперёд. Каждые 5 минут она проверяет, что наступило.
- Открылось окно чек-листа. Ответственные получают приглашение: в колокольчик — если у должности включена строка «Чек-листы по расписанию», на почту и в мессенджер — по каналам этой строки. Чек-лист появляется в их кабинете.
- Наступил срок задачи. Система создаёт копию образца: название, описание, приоритет, категория и требование снимка — из образца; филиал — из события; срок — «Время начала» плюс «Срок выполнения». Исполнители — все ответственные этого филиала; им уходит уведомление «Задача по расписанию».
- Окно закрылось без прохождения. Событие становится просроченным, уведомление «не пройден» уходит выбранным должностям — со ссылкой на отчёт по чек-листу и именами тех, кто должен был пройти. Если чек-лист начали внутри окна, жалобы нет — просрочка видна чипом в списке прохождений.
- Срок задачи прошёл без копии. Событие становится просроченным, копия не создаётся: пропущенные сроки не догоняются.
Как поставить расписание на паузу или удалить
Пауза — это снятая галочка «Активно». Удаление обратимо: расписание уходит в «Удалённые».
Откройте «Настройки → Расписания» и найдите расписание.
Нажмите **«Редактировать расписание»**.
Снимите галочку **Активно** и нажмите **«Сохранить»**.
Чтобы удалить — нажмите **«Удалить расписание»** и подтвердите **«Удалить»**.
Чтобы вернуть — откройте вкладку **«Удалённые»** и нажмите **«Восстановить»**.
Что вы увидите: статус в колонке сменится на «Выключено». Будущие события исчезнут, начатые чек-листы дозаполнят. При удалении система предупредит: «Расписание «…» переедет в «Удалённые», все будущие события отменятся. Восстановление возможно в любой момент». После восстановления события создадутся заново на 30 дней.
Выключенное или удалённое расписание перестаёт держать окно: чек-лист, который был доступен только с 08:00 до 10:00, станет доступен круглосуточно. Если окно нужно сохранить — меняйте время, а не выключайте.
Что будет, если…
- Изменить расписание. Будущие события пересоздаются по новым настройкам. Уже начатые окна не меняются; тем, кого уже позвали, приглашение не уходит повторно. Предпросмотр так и пишет: «По несохранённым изменениям. Уже начатые окна не изменятся».
- Изменить чек-лист-образец. Расписание продолжит выдавать его в новом виде: оно хранит ссылку, а не копию.
- Изменить задачу-образец. Следующие копии возьмут новые название, описание, приоритет и требование снимка. Уже созданные копии не меняются.
- Удалить образец. Расписание выключится само и получит статус «Выключено». Чтобы включить его, выберите другой образец.
- Не закрыть предыдущую копию. Новая копия всё равно появится: «три среды не чистили» должно быть видно в списке.
- Уволить сотрудника или сменить ему должность. Должность раскрывается в людей в момент выдачи: новые события к нему не придут, а новый сотрудник должности получит их сам.
Частые вопросы
Почему сотрудник не получил чек-лист?
Проверьте четыре вещи: расписание «Активно»; его должность и филиал входят в «Ответственные должности»; строка «Чек-листы по расписанию» включена во вкладке «Уведомления» должности — см. уведомления; окно ещё не закрылось.
Почему пришла жалоба «не пройден», хотя чек-лист сдали?
Сдача считается по времени начала заполнения. Чек-лист, начатый после закрытия окна, в окно не попадает. Поставьте «Разрешить досдать начатое» или увеличьте «Срок выполнения».
Можно ли узнать, кто и когда пропустил?
Да: в уведомлении «не пройден» перечислены те, кто должен был пройти, а в отчёте по чек-листу просроченные прохождения отмечены. Копия задачи остаётся в «Активных» с подсветкой просрочки, пока её не закроют.
Что с праздниками?
Галочка «Пропускать праздники РФ» снимает срабатывания в официальные праздники. По умолчанию она выключена: у кофейни в праздники работы больше, а не меньше.