Постоянный гость звонит и говорит только фамилию. Хостес набирает «Смирн» — и видит телефон, прошлые визиты и пометку «аллергия на орехи». Для этого в разделе «Брони» есть вкладка Гости — база гостей всей организации, часть модуля броней. Ключ карточки — телефон: один номер — один гость.
Что вы видите на экране
- Поиск «Фамилия, телефон или последние цифры номера» и кнопка Новый гость. У того, кто управляет бронями, ещё Загрузить из Excel и Выгрузить базу в Excel.
- Строка гостя: имя, эмодзи отметок, «3 визита» или «ещё не приходил», телефон, «карта …» и заметка персонала одной строкой. Внизу — Показать ещё.
- Нажатие на строку раскрывает карточку под ней: Телефон, Карта, Рекламные рассылки («согласие есть» или «согласия нет»), Отметки, Заметка персонала, ответы на поля брони с пометкой «запоминается в карточке гостя» и История визитов — последние 50: дата, стол, статус, филиал.
- Кнопки карточки: Изменить, Объединить с дублем, Обезличить.
- Окно Карточка гостя: Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Телефон, Номер клубной карты, Заметка персонала, галочка Согласие на рекламные рассылки.
Что может сотрудник без права управлять бронями, решают галочки «Сотрудник может добавлять новых гостей в базу» и «Сотрудник может редактировать гостей из базы» в настройках заведения.
Как завести гостя и склеить дубли
Нажмите **Новый гость**.
Заполните **Фамилия**, **Имя** и **Телефон**, затем нажмите **Сохранить**.
Нашли двух одинаковых гостей — раскройте карточку, которая останется, и нажмите **Объединить с дублем**.
В поле **Найти дубль** введите имя или цифры телефона и выберите карточку в поле **Дубль**.
Нажмите **Объединить**.
Что вы увидите: «Карточка сохранена.» После объединения дубль исчезает, а его брони, записи в листе ожидания, отметки и ответы переезжают в оставшуюся карточку. Заметка персонала дописывается к текущей. Согласие на рассылки не переносится — его ставят только явно.
Как загрузить базу из Excel
Нажмите **Загрузить из Excel** и выберите файл .xlsx или CSV — до 10 000 строк и 10 МБ.
Проверьте блок **Как мы прочитали файл**. Для CSV поправьте **Кодировка** и **Разделитель**, если фамилии нечитаемы.
В блоке **Какая колонка что означает** сопоставьте колонки. Колонка **Мобильный телефон** обязательна.
Нажмите **Проверить без записи** и прочитайте цифры: база при этом не меняется.
Если цифры устраивают, нажмите **Импортировать**.
Что вы увидите: загрузка идёт на сервере, прогресс виден над списком даже после перезагрузки страницы. В отчёте Что получилось — сколько создано, дополнено, без изменений, пропущено без телефона, дублей в файле, телефонов не разобрано. Строки с ошибками названы по номерам — грузить файл заново целиком не нужно.
Файл заведения с колонками «Фамилия · Имя · Отчество · Пол · Мобильный телефон» узнаётся сам. Выгрузить базу в Excel отдаёт такой же файл: телефоны в нём текстом, и Excel не превратит их в «8,9E+10».
Что будет, если…
- Набрать в брони номер, который уже есть в базе. Под полем появится «Этот номер уже есть в базе: Иванова Анна» и кнопка Выбрать. Поля Фамилия и Имя тоже подсказывают из базы. Никого не выбрали — бронь всё равно найдёт гостя по телефону или заведёт карточку.
- Выбрать карточку, когда номер уже набран. Карточка заменит набранный номер, а рядом появится Вернуть набранный — на случай, если у гостя новый телефон.
- Поставить отметку «Аллергия, диета» или «VIP, постоянный». Это отметки уровня «гость»: они переезжают в карточку и сами подставляются в следующую бронь. «День рождения» или «С детьми» — отметки одного визита, в карточку не попадают. Уровень задан в справочнике заведения, хостес его не выбирает.
- Нажать «Обезличить». Необратимо: стираются имя, телефон, карта, заметка, ответы и отметки о человеке — в карточке, во всех его бронях и в листе ожидания. Остаются только факты визитов: дата, стол, число гостей, статус. Карточка остаётся в списке с подписью «Данные удалены по запросу гостя». Так работает право гостя на удаление персональных данных.
- Загрузить файл, где гость уже есть. Пустые поля карточки дополнятся, заполненные не перезапишутся. Другое имя при том же телефоне в отчёте считается отдельно и не применяется.
- Выгрузить базу больше 10 000 карточек. Файл не соберётся — сервер ответит «напишите в поддержку». Обезличенные карточки в выгрузку не попадают.
Частые вопросы
Почему гость не находится по имени?
Поиск ищет по фамилии, имени, началу и концу номера, номеру карты. Если имя записано иначе, попробуйте последние четыре цифры телефона — их помнят чаще, чем номер целиком.
Где депозит гостя?
Депозит — пометка на конкретной брони, а не на человеке: поля Депозит обещан и Получено в карточке брони. Деньги через систему не проходят.
Нужна ли галочка согласия на обработку данных?
Отдельной галочки в карточке нет: гость называет имя и телефон, чтобы забронировать стол. Согласие на рекламные рассылки — другое: его ставят только при явном согласии гостя, а загрузка из файла его никогда не проставляет.
Видит ли хостес базу на стенде?
Вкладки «Гости» на стенде нет, но поиск в поле Найти гостя работает по всей базе. Без связи стенд ищет по зашифрованному срезу базы, который прогревается при связи.
Почему имя гостя в брони нельзя поправить?
Имя гостя из базы меняет руководитель — так подписано под полем. Сотруднику это доступно, если включена галочка «Сотрудник может редактировать гостей из базы». Новый номер при правке брони останется в этой брони, а не в карточке.